Minha experiência em Sistema Integrado

Atuei na área de sistemas por um bom tempo, e tive a oportunidade de ver de perto 04 implementações de Sistema Integrado, onde vi inúmeros benefícios e aprendi muito com falhas catastróficas de gerenciamento de projeto.

Quer saber mais?! Ok, ao longo to artigo vou mesclando a minha vivência, vamos lá.

Sistema integrado: o que é e como funciona.

É conhecido como o Sistema Integrado, um programa ou software de gerenciamento que tem a função de promover uma interação envolvendo todos os departamentos e procedimentos de uma corporação.

Entenda o valor do sistema integrado e a razão pela qual esse tipo de sistema é crucial para todos os tipos de empresas.

Foto dos componentes de um Sistema Integrado

Sistemas burocráticos e ineficientes são os vilões de qualquer organização, não são?

Seja uma organização grande, média ou pequena, todos estão à procura de instrumentos fáceis, rápidos e eficazes para simplificar os processos cotidianos e transformar a informação em algo útil.

Por isso, o sistema integrado é hoje parte integrante dos negócios, pois, como cita o próprio título, passou a incorporar todas as áreas de negócio.

Um bom sistema integrado também requer a revisão de todos os processos de uma organização como parte de sua implementação, pois se deseja implementar um processo que esteja mais perfeito possível.

Sistema integrado é conhecido nos dias de hoje como ERP que em muitas empresas é amado e em outras nem tanto (odiado mesmo!), apesar de existirem soluções “internas” dentro de empresas com esta mesma finalidade.

Então, quer saber mais sobre este tipo de sistema? Eu prometo que os benefícios vão te interessar ainda mais, bem como as falhas que vou apontar.

O que é o ERP ?

O ERP é um acrônimo que significa planejamento de recursos empresariais (ERP), ou em inglês Enterprise Resource Planning, que também é denominado Sistema Integrado.

É um software de gerenciamento de processos de negócios que gerencia e integra todas as atividades: financeiro, cadeia de suprimentos, operações, e recursos humanos de uma empresa.

Esquemático com os módulos de um Sistema Integrado

À medida que os requisitos dos negócios mudam, e o ERP muda também para acompanhá-los. As soluções atuais também permitem que cada seção saiba o que a outra está executando.

O resultado é uma forte integração entre o negócio, clientes e pessoas, gerando mais resultados positivos.

Por que o ERP como sistema integrado é crucial para os negócios?

Embora não exista nenhum software para todos os procedimentos de negócios, a tecnologia de ERP está, em grande parte das implementações, melhorando.

Esta melhoria esta relacionada a todos os seus processos de negócios para impulsionar a colaboração, ajudar sua empresa a tirar conclusões sobre os dados, aumentando a produtividade dos negócios.

O ERP como sistema integrado pode servir para ajudar muitas áreas da empresa, como:

Finanças

O ERP moderno fornece painéis que fornecem uma visão geral de suas finanças, por isso é possível acessar as informações em tempo real a qualquer hora e em qualquer lugar.

Figura com um exemplo de finanças no Sistema Integrado

O sistema integrado também deve permitir que você diminua a digitação manual dos dados, automatizando as tarefas diárias e incluindo as habilidades de monitoramento que ajudam na conformidade regulamentar da sua empresa.

Na implementação de um sistema integrado, há dois pontos bem críticos: produção e finanças, onde qualquer problema vira um grande problema.

Em alguns casos onde o ERP não conseguiu estabilizar o sistema de produção ou o financeiro, foi abortada sua implementação. (1 das 4 que acompanhei!).

Recursos humanos

As soluções modernas oferecem maneiras de gerenciar dados corporativos, e simplificar as tarefas como folha de pagamento, contratação e outras obrigações.

Você também pode acompanhar no sistema integrado o desempenho dos funcionários e identificar problemas de RH antes que eles ocorram.

Manufatura

Melhora a comunicação comercial interna e com o cliente, automatiza os processos diários e oferece aos fabricantes a capacidade de atender aos requisitos do cliente e gerenciar recursos, acessando informações em tempo real através das facilidades de um sistema integrado.

Figura mostrando um gráfico de produção de um Sistema Integrado

Essa alternativa também otimiza o gerenciamento de projetos e custos, além do planejamento da produção.

Uma das 4 implementações falhou por não conseguir fazer os dados “fluírem” na produção, tornando assim o sistema integrado inútil.

Cadeia de suprimentos

Se a sua empresa ainda está inserindo informações manualmente, e tentando monitorar o estoque em seu depósito, você pode economizar tempo e dinheiro facilmente ao automatizar esses processos com um ERP.

As soluções modernas também oferecem painéis (Scoreboards) e business intelligence que ajudarão você controlar e entender o seu estoque e hábitos dos clientes.

Quais são os principais atributos dos sistemas ERP (sistema integrado)?

A escala, escopo e funcionalidade dos sistemas ERP variam muito. No entanto, a maioria dos softwares de ERP apresenta os seguintes atributos:

– Por exemplo, um novo pedido inicia automaticamente uma verificação de crédito, consulta a acessibilidade de mercadorias e atualiza o cronograma de fornecimento e produção. Depois que o pedido é enviado, a fatura é enviada.

– Operações em tempo real (ou quase em tempo real). Como os processos no exemplo acima ocorrem em poucos segundos após o recebimento do pedido, os problemas são identificados imediatamente, fornecendo ao fornecedor mais tempo para corrigir a situação.

– Um banco de dados comum. Um banco de dados compartilhado tem sido uma das primeiras vantagens do ERP.

– Permiti que as informações uma vez definidas na empresa, sejam distribuídas em todos os departamentos, utilizando a mesma definição e critérios, sem alterações.

– Embora alguns ERPs ainda dependam de um único banco de dados, outros dividiram o banco de dados físico para melhorar o desempenho.

– Aparência e sensação consistente. Os primeiros fornecedores de ERP perceberam que o software usando uma interface de usuário consistente reduz os custos de treinamento e parece mais profissional.

 Como os sistemas ERP são categorizados?

Os sistemas integrados ERP são normalmente categorizados em camadas, dependendo das dimensões e da sofisticação das empresas atendidas. Os níveis típicos incluem:

Os ERPs de Nível I: para grandes empresas internacionais, gerenciando todos os problemas de internacionalização, incluindo moeda, idioma, alfabeto, código postal, princípios contábeis, etc.

Por anos, Oracle e SAP foram considerados Nível I. A Microsoft e a Infor são concorrentes mais recentes, mas freqüentemente são categorizados como Nível I também.

Os ERPs de Nível I atendem a agências governamentais de grande porte, principalmente nacionais. Esses fornecedores incentivam os princípios de contabilidade, RH e compras governamentais.

O PRISM da Oracle, SAP e CompuServe são considerados Nível I.

Os ERPs de Nível II apoiam grandes empresas que podem operar em numerosas nações, mas não têm alcance global.

Os clientes de Nível II podem ser entidades autônomas ou unidades de negócios de grandes empresas internacionais.

A maioria desses ERPs envolve alguma internacionalização, e há de 25 a 45 fornecedores nesse nível.

A Tyler Technologies e a UNIT4 estão nessa categoria de ERP.

Os ERPs de Nível III suportam empresas de médio porte. A maioria gerencia alguns idiomas e moedas.

Com base na maneira como os ERPs são categorizados, existem 75 a 100 opções de ERP neste segmento.

Os ERPs de nível IV são todos projetados para pequenas empresas. Os sistemas ERP projetados para microempresas frequentemente se concentram na contabilidade, e não são considerados ERPs completos por profissionais de TI.

O ERP na nuvem está crescendo rapidamente. Muitos fornecedores oferecem uma versão em nuvem de seu produto.

Os melhores enfatizam a segurança aumentada, separação adicional de responsabilidades, critérios mais novos e serviço para leis recentes.

Os sistemas ERP podem ser proprietários ou gratuitos e de código aberto. A maioria dos ERPs de código aberto é projetada para pequenas associações ou para o ensino superior.

Por que as empresas implementam um sistema integrado?

Os ERPs melhoram a eficiência e a eficácia da empresa:

Integrando a parte financeira.

Sem um sistema integrado, as finanças, lucros e assim por diante, precisariam contar com sistemas separados, causando desperdícios e erros.

Um ERP coordena a coleta, produção, estoque, contabilidade e fornecimento de pedidos. Isso é muito mais fácil e menos propenso a erros usando um único sistema do que com uma série de sistemas separados para cada etapa do procedimento.

Fornecendo de informações sobre o cliente.

A maioria dos ERPs inclui ferramentas de CRM para monitorar todas as interações do cliente. O acoplamento dessas interações com informações sobre pedidos, entregas, devoluções, solicitações de serviços, etc., fornece informações sobre o comportamento e as demandas do cliente.

Padronização e agilização de fabricação.

As empresas de manufatura, especialmente aquelas com apetite por fusões e aquisições, geralmente descobrem que várias unidades de negócios criam sistemas separados ​​usando técnicas e sistemas diferentes.

Os sistemas ERP podem automatizar e inovar processos de fabricação e suporte.

Essa padronização economiza tempo, aumenta a produtividade e reduz o número de pessoas para uma dada tarefa.

Muitas empresas, especialmente aquelas com várias unidades de negócios, não possuem um método simples para se comunicar com os funcionários sobre os benefícios ou para monitorar as despesas e horas dos funcionários.

Um sistema ERP, usando um portal autoexplicativo, permite que os funcionários mantenham seus próprios dados pessoais, facilitando o gerenciamento de tempo, controle de despesas, pedidos de férias, monitoramento, instrução, etc.

Incorporando informações como certificações, trabalho e experiências, em um repositório de RH, a maioria dos indivíduos com capacidades específicas pode ser mais prontamente combinada com atribuições prospectivas.

Padronização de compras. Na falta de um sistema integrado de compras, avaliar e acompanhar as compras em todo o negócio é um desafio.

Grandes empresas geralmente descobrem que diferentes unidades de negócios compram o mesmo produto, mas não recebem o benefício de descontos por quantidade.

As ferramentas de aquisição de ERP agrupam as equipes de compras para negociações de fornecedores, identificando fornecedores, bens e serviços amplamente utilizados.

Relatório para autoridades

Os requisitos de relatórios e procedimentos requisitados pelo governo as empresas continuam aumentando em muitas áreas diferentes, desde a publicação de balancetes até o atendimento de normas ambientais.

Quais são as vantagens do Sistema Integrado?

O sistema integrado, se implantado corretamente, o que presenciei 2 das 4 vezes, melhora o desempenho dos negócios de várias maneiras.

Eficiência interna.

Os sistemas ERP que funcionam corretamente permitem que as empresas diminuam o tempo necessário para concluir praticamente todos os processos de negócios.

Melhor tomada de decisão.

Os ERPs promovem a colaboração por meio de dados compartilhados e organizados.

Dados compartilhados eliminam o desperdício de tempo discutindo a qualidade dos dados, e permitem que os departamentos dediquem seu tempo analisando dados, tirando conclusões e tomando melhores decisões.

A tomada de decisão mais eficaz aumenta a qualidade e velocidade das atividades do negócio.

Agilidade aprimorada.

Padronização e simplificação resultam em menos desperdícios e falhas. Isso cria uma empresa mais ágil que pode se adaptar rapidamente enquanto aumenta a possibilidade de cooperação.

Maior segurança.

Mesmo que uma base de dados centralizada com dados corporativos seja um objetivo significativo, é mais fácil proteger do que os dados espalhados por centenas de servidores do que em armários ou sob as mesas.

Outros benefícios tangíveis

O percentual refere-se à médias dos ganhos das empresas em cada item:

Redução de estoques – 32%

Redução de Pessoal – 27%

Aumento de Produtividade – 26%

Redução no tempo de ciclo de Ordens – 20%

Redução de tempo de ciclo de fechamento contábil/financeiro – 19%

Redução de Custos de TI – 14%

Melhoria em processos de suprimentos – 12%

Aumento em receitas / Lucros – 11%

Melhoria em Transportes / Logística – 9%

Melhorias em processos de manutenção – 7%

Entrega no Prazo  – 6%

Fonte: Colangelo Filho (2001, p.53)

Um ERP pode agregar valor a uma empresa?

Como diria minha esposa: “É lógico que sim!”. A maioria das empresas pode se beneficiar de um sistema ERP.

Toda empresa gerencia indivíduos, compra produtos e serviços e vende (ou distribui) algo por dinheiro.

A maneira como cada atividade é tratada varia de país para país e setor, mas cada empresa executa essas funções fundamentais.

Normalmente, é melhor lidar com estas funções através de uma plataforma de software integrada do que através de vários softwares projetados para funcionar em conjunto.

Enquanto os ERPs foram originalmente criados para empresas de manufatura, eles se expandiram para indústrias de serviços, ensino superior, hospitais, saúde, serviços financeiros e governo.

Resumo da minha experiência com ERP

Das 04 implementações 50% foram muito bem sucedidas, e as demais causaram cicatrizes profundas. E decidi colocar alguns pontos colocando minha visão, e sem fazer nenhum tipo de juízo de valor em relação ao sistema integrado:

  • Defina um Sponsor forte e com credibilidade na organização para comandar a implementação:
    • Não coloque quem esta sobrando e muito menos feitores, pois onde funcionou havia sponsors com alto networking, competência, credibilidade e carisma.
  • Definição de um “cronograma factível”:
    • Pondere entre a sugestão do fornecedor e o conhecimento do negócio.
    • Que quer dizer isto???!!! Quer dizer que se o fornecedor falar que a implementação para a sua empresa é de um ano, você deve acrescentar neste um ano um fator “cultura”, ou seja, somente quem trabalha na empresa sabe se será um ano ou se serão 2 devido a cultura interna!!!
    • As 02 empresas que falharam foram para a outra direção, o fornecedor falou 2 anos, elas quiseram em 06 meses!
    • Nunca menospreze a força da “Cultura da Empresa”, pois ela pode ajudar ou derrubar.
  • Budget correto:
    • Esta intimamente ligado com o cronograma de implementação, e sofre os mesmos efeitos.
    • Não consigo entender por que as organizações tem esta pressa toda para implementar algo tão complexo e que vai mexer profundamente com a empresa toda.
    • Seja racional e lógico.
    • Caso você seja o responsável pela implementação, às vezes você deve pensar se o melhor seria ser desligado da empresa porque não concordou com o cronograma, ou ser desligado por que falhou vergonhosamente com a implementação, o prazo e budget???!!!
    • Onde falhou o budget usado foi 5 vezes o previsto!!!!
    • Onde funcionou o desvio foi de 6% somente.
  • Cuide das Pessoas:
    • A equipe que participa de uma implementação de um sistema integrado deve ser muito bem gerenciada, tanto pelos líderes quanto pelo RH.
    • Não “mate” as pessoas de trabalhar e de se estressar, pois isto não vai gerar bons dividendos.
    • Líderes: olhem além do número do crachá, pois em muitos casos pessoas entraram em depressão, e foram afastadas ou ficaram tão traumatizadas que se desligaram.
    • A implantação não é fácil, é complexa, mas é plenamente viável fazendo a coisa certa, no momento certo e com pessoas motivadas, tanto é factível que 50% das implementações que deram certo os funcionários fariam novamente.

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