SAP: o que é e como aplicar na empresa?

Nos tempos atuais, a concorrência entre as empresas está cada vez mais acirrada. Para gerar forte diferenciação em sua empresa ou para ganhar da concorrência, é fundamental organizar as informações de sua empresa para aprimorar a gestão. Empresas de diferentes segmentos estão inserindo suas marcas no mercado com grande sucesso a partir da instalação do sistema SAP.

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O uso desse sistema ajuda a profissionalizar a gestão de micro, pequenas, médias e grandes empresas.

O que é o sistema SAP?

O sistema SAP é um software dedicado para a área de gestão empresarial, o programa foi desenvolvido por uma empresa alemã. SAP significa “Systeme Anwendungen un Produkte in der Datenverarbeitung”, termos que traduzidos da língua alemã significam “Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados”.

No mundo da tecnologia da informação, ele é categorizado como um ERP (Enterprise Resource Planning) que pode ser instalado, integrado e utilizado em departamentos de RH, informática, gestão, administração, contabilidade e fiscal na emissão de nota fiscal, por exemplo, além de empresas de manufatura, varejo, hospitalar, etc.

O Sistema SAP oferece soluções para diferentes setores

A instalação e execução desse sistema permite customizar o uso do sistema conforme a necessidade de uma empresa. O sistema pode ser personalizado para qualquer tipo de empresa e indústria, e funciona por módulo.

Módulos do SAP

Os módulos possuem aplicações técnicas que ajudam a otimizar informação e tempo para a empresa. Entre os principais módulos podemos destacar:

– FI (Financial Accounting) – Responsável pela área financeira de uma empresa;

– CO (Controlling) – Oferece soluções na administração de processos ligados à área de controladoria e de demais ativos da organização;

– SD ( Sales and Distribution) – Esse módulo é ativado para gerenciar as vendas e revendas de uma empresa;

– MM (Material Management) – Definido para o cadastro e o gerenciamento de materiais da empresa;

– PP (Production Planning and Control) – Esse módulo é destacado para o gerenciamento do processo de produção;

– QM (Quality Management) – Módulo destinado para o gerenciamento do setor de qualidade.

Qual utilidade do sistema?

O Sistema pode ser adquirido pelo cliente de forma customizada, ou seja, no ato da compra o cliente pode escolher se pretende instalar todos os módulos ou parte do pacote de soluções, pois nem todos os módulos poderão ser necessários para o dia a dia da empresa naquele momento.

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É necessário que a empresa analise se todos os departamentos de sua empresa necessitam do sistema, e mais do que isto, quais são os objetivos esperados pela empresa e em quanto tempo.

Por exemplo, no caso de uma empresa que realiza vendas e distribuição, talvez não necessite de módulos para gerenciar etapas de produção de produtos.

O sistema SAP visa atender a todos os tipos de empresas e todos os departamentos possíveis de gestão, produção, estoque, material e vendas. Cada módulo auxilia a a organização com dados por área correspondente à sua utilização.

O SAP para o setor de vendas

No sistema SAP, o módulo SD é responsável pelo setor de vendas de uma empresa, o módulo permite ser integrado ao módulo MM responsável pelo setor de estoque, dessa forma os dados gerados pelas vendas são atualizados no software de estoque.

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Benefícios iniciais do sistema SAP

O sistema SAP é aplicado para o controle da empresa, independente de seu tamanho e abrangência no mercado. O sistema proporciona:

– Otimiza tempo de produção;

– Gera ganho de tempo;

– Permite integração de módulos e informações;

– Gera conforto e eficiência;

– Concentra todas as informações num único sistema.

Como funciona o sistema SAP?

O sistema SAP apresenta camadas referidas como “front end, application e database”. No front end há a apresentação de dados para o usuário na tela.

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A application permite o processamento das operações realizando a transferência dos dados do front end para a application. Posteriormente, todos os dados processados no application são armazenados no database.

Linguagem de programação utilizada no SAP

A linguagem de programação utilizada nos sistemas é o ABAP (Advanced Business Application Programming), que possui alto nível criada e desenvolvida pela SAP. Essa linguagem consegue controlar a lógica de fluxo de telas e respostas.

Vantagens do SAP para pequenas e médias empresas

Os sistemas SAP ajudam no gerenciamento de qualquer tipo de empresa, seja na agricultura, na indústria, no comércio e no setor de serviços pode ser utilizado em empresa de diferentes tamanhos e importância no mercado. Apresenta soluções específicas para o varejo, atacado e até para o setor automobilístico.

As empresas de menor porte possuem o hábito de realizar controles manuais em seus gerenciamentos de produção, vendas e distribuição.

Geralmente, empresas pequenas concentram dados e informações em softwares de planilhas como o EXCEL criando falhas e perdas de dados.

Ao instalar o sistema, uma empresa pequena reduz o tempo de organização de dados, pois as tarefas repetitivas são automatizadas diminuindo a quantidade de serviço manual. Ele também ajuda no processo de identificação de riscos utilizando as informações de qualidade.

Vantagens para pequenas empresas:

– Simplificação – O SAP simplifica processos elevando a eficiência;

– Agilidade – Através da integração sobre as áreas de uma empresa, o sistema SAP busca e reúne informações de forma rápida sem perdas de dados;

– Competitividade – O sistema SAP otimiza processos relacionados à produtividade, aprimorando produtos, serviços e toda a logística da empresa;

– Objetivos organizacionais – O sistema SAP amplia a visualização de dados e permite uma melhor interpretação dos dados, além de corrigir possíveis erros ajudando na tomada de decisões;

– Acessibilidade – O sistema SAP disponibiliza as informações no formato adequado, o que facilita na gestão.

Instalação do SAP

A instalação não é algo muito simples. Apesar de ser uma ferramenta muito eficiente, é necessário conscientizar e treinar os funcionários da empresa para aprenderem a utilizar a ferramenta.

Toda a empresa e equipe precisarão se adaptar a um novo modelo de gestão no dia a dia do trabalho. Antes da instalação, a empresa precisa analisar e considerar as necessidades específicas de cada setor e de toda a empresa.

Analisar a viabilização de instalação do sistema em determinados setores ou em toda a empresa também permitirá estruturar a integração dos módulos no processo de planejamento.

A instalação do sistema SAP pode ser realizada por um profissional de confiança da empresa ou pela equipe de TI, depois da instalação é necessário que a empresa tenha acesso a um suporte para tirar dúvidas, corrigir bugs.

Todas as etapas de instalação e implementação do sistema na empresa devem ser documentadas e seguir as orientações da equipe responsável pela sua instalação.

Monitoramento do sistema SAP na equipe de trabalho

Na empresa, depois de instalado o sistema, os gestores podem monitorar se ainda há dificuldades por parte dos funcionários e dos colaboradores na utilização dos recursos do sistema.

Muitas vezes, existe a necessidade de verificar a ocorrência de bugs ou de congelamento da tela nos primeiros dias de uso, solicitando melhorias junto ao suporte.

Quando a equipe de trabalho percebe o lado positivo da instalação do sistema eles se tornam parceiros da inovação e colaboram mais ainda com a implantação.

O sistema SAP na sua empresa

O sistema SAP é complexo, mas gera grandes retornos e ganhos para a gestão de sua empresa. O SAP é considerado num mecanismo digital e informacional que simplifica processos corporativos e produtivos.

Na sua empresa o sistema SAP permitirá a integração de dados de diferentes áreas em tempo real. É uma ótima solução na gestão de todos os tipos de negócios.

O SAP é personalizável, e pode ser utilizado junto com outros softwares. Ajuda a otimizar recursos, tempo e produtos. Os dados organizados por esse sistema são visualizados de maneira geral o que também ajuda no planejamento de novos negócios.

A instalação e implementação do sistema SAP poderá exigir treinamento do gestor e de toda a sua equipe de funcionários e colaboradores. É necessário superar as resistências iniciais da equipe em relação à inovação do uso do SAP, mas com o tempo o próprio sistema irá simplificar o trabalho da equipe e simplificará processos.

O sistema não é restritivo, ou seja, pode ser instalado em sua empresa de forma segura, integrando setores de diferentes tipos de empresas pequenas, médias e grandes.

O sistema SAP pode utilizar dados gerados por outros programas e exportar dados para outros programas, isso é importante caso a sua empresa ainda necessita manter outros programas ou atender clientes que utilizam outros programas diferentes. O sistema SAP agiliza processos e gera vantagens competitivas para a sua empresa.

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