O que é o Relatório A3 ?

O Relatório A3 é uma ferramenta que começou a ser utilizada na Toyota e tornou-se um padrão na solução de problemas.

O princípio era incluir em um documento tudo que fazia parte do contexto da solução a ser criada: ideias, processos, pessoas, dados e todo tipo de informação relacionada àquela atividade e/ou problema identificado, mas logo ficou conhecido também como Nine Box ou nove quadrantes que discutiremos mais adiante.

O tamanho A3 era o maior na época, e facilitava condensar todos os itens em um só lugar. Até hoje, essa ferramenta tem auxiliado na apresentação das informações realmente relevantes, obedecendo ao padrão de reunir, em um único espaço, uma história: com começo meio e fim bem definidos.

É importante que a quantidade de palavras não seja exagerada, porque as apresentações devem ser claras, de fácil entendimento. A explicação desse documento deve ser pensada para ser feita em poucos minutos, e você poderá utilizar o Relatório A3 justamente com a finalidade de mostrar histórias como:

  • História de proposta
  • História de solução de problemas
  • História do status
  • História das informações

O termo “A3” deriva do tamanho do papel usado para o relatório, que é a métrica igual a 11 “x 17” (ou papel de tamanho B). A Toyota realmente usa vários tipos de A3 para resolver problemas, para relatar o status do projeto e para propor mudanças ou soluções, cada uma usando sua própria “narrativa”.

Não há “mágica” no preenchimento e uso do A3 para a resolução de problemas, bastando seguir os o que pede cada quadrante:

relatório A3

Quadrante 1 – O primeiro passo é definir o problema ou identificar a necessidade de progresso:

Defina o estado perfeito, o padrão operacional ou a condição desejável
Descreva a situação atual
Identifique a lacuna ou dificuldade
Como o status atual é diferente da condição desejada ou do benchmark funcional?
Indique seus objetivos e explique como a execução do A3 será útil para a empresa
Qual valor financeiro será alcançado ao terminar o A3?

Quadrante 2 – Diagnosticar a situação

Em alguns formatos A3, uma seção é incluída para contramedidas imediatas ou ações de contenção. O objetivo da contenção é evitar que outros problemas ocorram ou impedir que o problema atual cause efeitos negativos a outros processos, ramos ou produtos.

Em seguida, a equipe deve trabalhar na definição da situação atual usando dados para consolidar o diagnóstico, e as possíveis dificuldades envolvidas.

Quadrante 3 – Localizar causas fundamentais (Análise de causa raiz)

A equipe deve realizar uma análise de causa raiz (RCA) do problema usando várias ferramentas de qualidade. As ferramentas podem incluir, mas não se limitam a, análise de dados ou finalização de um Diagrama de Causa e Efeito ou de Ishikawa seguido de um exercício de 5 Porquê.

Qualquer que seja o método escolhido, é crucial ir além dos indicadores da questão e até a causa raiz.

Quadrante 4 – Soluções Possíveis e objetivos:

Contramedidas permanentes ou atividades corretivas devem ser determinadas para lidar com a causa raiz. As contramedidas devem ser claramente definidas, alcançadas pela pessoa responsável e ter uma data de vencimento.

Uma estratégia para a implementação dessas ações corretivas deve ser desenvolvida, devendo incorporar os membros da equipe, tempo e recursos necessários para concluir cada ação.

Em alguns casos, a assistência de recursos externos ou centros de teste é necessária. Algumas contramedidas podem exigir a substituição ou reparo de ferramentas ou outras despesas de capital.

Portanto, níveis apropriados de gerenciamento devem ser mantidos informados durante todo o processo para assegurar que recursos adequados estejam disponíveis para a implementação de quaisquer atividades corretivas.

Ações corretivas que não têm um dono ou data de vencimento raramente são alcançadas.

A equipe A3 deve estabelecer metas em relação à melhoria necessária para alcançar os resultados necessários.

Isso pode incluir uma porcentagem de melhoria no rendimento do processo, diminuição no número de defeitos por unidade ou tempo de processamento. As metas devem ser específicas, mensuráveis, realistas, oportunas e atingíveis. Muitas empresas estão adotando a estratégia de metas SMART.

Quadrante 5 – Crie um plano de Ação

Todas os planos de ação devem ser criados e controlados com a descrição do o que, quem, quando e status.

Quadrante 6 – Estabeleça um Monitoramento

Defina o que será monitorado, como, quem e a frequência, para saber se as mudanças que estão sendo implementadas surtirão o efeito esperado.

Quadrante 7 – Execute o plano de Ação

Efetive todas as ações planejadas no quadrante 5.

Quadrante 8 – Monitore

De posse do plano de monitoramento feito no quadrante 6, comece o monitoramento efetivo.

A equipe A3 deve confirmar a eficácia das contramedidas. Isso pode ser alcançado de várias maneiras, incluindo, entre outras, verificações de qualidade, informações de Controle Estatístico de Processo (CEP), auditorias de processo ou de produto e feedback do cliente.

Quadrante 9 – Padronização

Nesta fase do A3, a equipe deve tomar medidas para padronizar as alterações ou aprimoramentos do procedimento. A equipe precisa atualizar todo o trabalho padrão, instruções de trabalho e programas de controle de processos, etc.

Por que usar isso?

A maioria das questões que surgem nas organizações são tratadas de maneira superficial, o que alguns chamam de “dificuldade de primeira ordem”.

Ou seja, trabalhamos em torno da questão para atingir nosso objetivo imediato, mas não resolvemos as causas do problema e como prevenir sua recorrência.

Ao não abordar a causa raiz, encontramos o mesmo problema ou mesmo tipo de problema repetidas vezes, e o desempenho operacional não melhora.

O processo A3 ajuda as pessoas a participarem de uma solução colaborativa e aprofundada de problemas.

Isso faz com que os solucionadores de problemas resolvam as causas raízes dos problemas que aparecem nas rotinas de trabalho do dia-a-dia. O processo A3 pode ser usado em quase todas as circunstâncias, e nossa pesquisa descobriu que, quando usados ​​corretamente (ou seja, todos os passos são seguidos e concluídos), as chances de sucesso aumentam drasticamente.

Principais erros a se evitar no uso do Relatório A3

  • a declaração do problema não está bem definida ou não é clara
  • o estado perfeito ou condição alvo é realmente um item de ação e deve ser feito de imediato, não o resultado desejado
  • análise Não detalha a (s) causa (s) raiz (es)
  • contramedidas ineficazes que não impedirão que o problema volte a ocorrer
  • validação e métodos de rastreamento não estão bem documentados ou há uma falta de evidência de melhoria

Lembre-se sempre de que o procedimento e o relatório A3 tratam de estimular o pensamento crítico, sendo assim, convide pessoas para participar. O procedimento A3 deve concentrar-se na melhoria através do desenvolvimento das habilidades das pessoas.

O pensamento A3 promove a resolução de problemas, a comunicação e a orientação desses grupos.

O Relatório A3 é uma ferramenta visual altamente poderosa para impulsionar a melhoria e promover uma maneira de pensar na solução de problemas.

Mas como saber qual tipo de história devo contar no A3?

É uma decisão igualmente prática. Pensando nos projetos, é normal que eles naveguem por todos esses tipos de história. Começam com a história de proposta, e quando os problemas vão aparecendo durante a implementação, pode-se utilizar o Relatório A3 para contar a história de solução de problemas.

Ainda no projeto, quando os avanços com cada fase vão gerando conclusões, pode-se contar a história do status. Finalmente, ao término dos processos, o Relatório A3 pode trazer a história das informações, que mostra os resultados obtidos com o projeto.

Não existe um padrão de layout ou uma regra de construção específica do Relatório A3. Depois do cabeçalho com o tema que será desenvolvido, pode-se pensar em separar a folha em duas partes: à esquerda – análise e definição do problema; à direita – plano de implementação, resultados e ações futuras.

Fique atento!

Apesar de não haver um padrão, o Relatório A3 precisa conter:

  1. O conteúdo deve estar visível, bem organizado dentro do layout
  2. Ainda assim, evite cores chamativas, apelos que deem mais foco à ‘forma’, para que o conteúdo seja o protagonista e as pessoas voltem sua atenção para ele
  3. Dados claros, escritos de maneira simples e com fácil entendimento – vale utilizar gráficos, desenhos, diagramas e ilustrações, em tamanhos adequados e proporcionais
  4. Palavras de fácil entendimento, escritas para os mais diversos públicos, sem excesso de termos técnicos
  5. Pense na fluidez da informação: você poderá usar setas para indicar os caminhos que os olhos devem percorrer, assim como usar o alinhamento como uma ferramenta para facilitar o entendimento do conteúdo

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