Poka Yoke: Conheça o que é e como implementar na empresa

Nos últimos anos, prever e evitar erros têm sido uma das principais preocupações das corporações que buscam excelência de execução e produção no mercado. O “Poka Yoke” é uma das ferramentas mais utilizadas com esse propósito.

Essa ferramenta refere-se a um conjunto de métodos que, quando aplicados corretamente, podem ajudar a empresa a diminuir a ocorrência de erros em suas etapas de produção.

Permite a implementação de etapas de observação, análise e aplicação de soluções.

Nos dias atuais, o mercado tem sido cada vez mais concorrencial entre empresas de diferentes portes, envolvendo complexidade de informações e relacionamentos.

Muitas vezes, as empresas e seus colaboradores não podem errar e comprometer a funcionalidade da empresa, para não comprometer a capacidade de produção e a capacidade de resposta da empresa.

Neste artigo vamos abordar os principais tópicos de conhecimentos que são abordados por essa ferramenta.

O que é Poka Yoke?

Conceitualmente, refere-se a um conjunto de métodos de correção de falhas no processo produtivo. Esse termo é de origem japonesa e, em português, significa “à prova de erros”.

Refere-se a um sistema de análise e inspeção desenvolvido para prevenir riscos de falhas humanas e corrigir eventuais erros em processos produtivos utilizando ações simples e diretas.

Onde surgiu?

Produçaõ de carros da Toyota, a primeira a utilizar o Poka Yoke

Essa metodologia surge no Japão, nos anos 1960. Ela foi implantada pela primeira vez no Sistema Toyota de Produção para ajudar na prevenção de riscos e de falha humana nas linhas de produção da empresa.

Na época, Shigeo Shingo, hoje considerado um gênio da engenharia, liderava a produção da Toyota, quando ele estava cansado de se deparar com falhas humanas que gerava produtos com defeitos.

De tanto ficar irritado, ele começou a desenvolver técnicas que, por vingança, chamou de Baka (“idiota”, em japonês) Yoke (“à prova de”).

Como passar do tempo, os métodos foram aperfeiçoados, as técnicas foram aprimoradas oferecendo eficácia e boa aceitação. Posteriormente, o termo “Baka Yoke” foi alterado para “Poka Yoke”.

Na atualidade

Nos últimos tempos, essa metodologia tornou-se um dos padrões mais essenciais para previsão e correção de falhas humanas. É considerada uma técnica absolutamente consagrada de gestão em processos industriais.

Como o tempo, a ferramenta se ampliou, de modo que ela pode ser aplicada a qualquer situação que envolva riscos de falhas ou defeitos.

Além de ser aplicada em linhas de produção, ela também pode ser adaptada e aplicada em setores de serviços, em áreas de gestão e administração para aperfeiçoar os resultados.

Ela pode ser aplicada a qualquer situação que envolva riscos de falhas ou defeitos.

Leia mais: A prevenção de problemas é fundamental para o Lean Manufacturing funcionar corretamente

Exemplo de Shigeo Shingo

Shigeo Shingo, criador da ferramenta Poka Yoke

O criador dessa ferramenta e métodos de aplicação deixou um forte exemplo, quando um determinado cliente avisou de que alguns interruptores produzidos pela Toyota estavam sendo feitos sem mola prejudicando o funcionamento da peça. Posteriormente, o engenheiro conversou seguidas vezes com a equipe.

Porém, o defeito persistia, o engenheiro planejou então um novo processo, a partir daquele dia todas as peças do interruptor deveriam ser colocadas em um prato, para só então serem montadas. Caso sobrasse uma peça no prato, algum interruptor teria saído errado da linha de montagem.

Funções do Poka-Yoke

Segundo o criador do poka-yoke há 03 métodos que podem ser aplicados:

  • Método de contato: Mapeia não conformidades em razão de have ou não contato entre o dispositivo e o produto, por exemplo o uso de formas para evitar que o produto saia do seu padrão usado por algumas empresas de cerâmica que tem moldes para garantir a simetria do produto final.
  • Método de conjunto: Avalia se houve a execução de um certo número de passos ou etapas. Por exemplo: há um processo de fabricação de Vasos de Vidros que seguem 04 passos que são monitorados via automação, para garantir que todos os vasos passaram por processos importantes como envernização, por exemplo.
  • Método de etapas: A melhor forma de compreender este método é imaginar um procedimento operacional padrão (pop) que tem 10 passos a seguir. Por este método seria implantado um sistema poka-yoke para garantir que os 10 passos foram seguidos.

A ferramenta pode ajudar em qualquer tipo de negócio

A Poka Yoke pode ser implementada em qualquer tipo de negócio e empresa, quando a empresa lida com produção ou montagem de algum tipo, o gestor pode conseguir aplicar o método em diferentes processos.

Trata-se de uma poderosa ferramenta de gestão de qualidade das mais eficaz utilizada em todo o mundo.

Ela ajuda a auxiliar a reduzir os custos com falhas humanas e de processos, ou de problemas com defeitos em produtos finais.

Na busca de melhores resultados, a ferramenta atua para impedir que os erros de agora se transformem em defeitos lá na frente quando o produto estiver saindo.

Corrigindo imperfeições

O raciocínio inicial da criação dessa ferramenta é identificar imperfeições causadas por falhas humanas, se há uma imperfeição em algum processo, é possível tomar atitudes descomplicadas para resolvê-la antecipadamente para não gerar perda de insumos, produtos e nem de clientes.

É bem melhor do que tentar resolver depois, com o produto ou serviço já concluído, pois ajuda a diminuir os custos com desperdícios e retrabalhos.

Seis passos essenciais da ferramenta

A ferramenta criada no Japão nos anos 1960, apresenta seis os passos essenciais que o empreendedor deve seguir para aplicar em sua empresa.

1 – Conheça a falha a ser corrigida

Neste primeiro passo a empresa deve trabalhar para identificar as falhas e suas ocorrências, buscando compreender exatamente o defeito de produto, de serviço ou de execução de alguma etapa que deva ser superado.

É indicado registrar o defeito por meio de fotos, vídeos ou transcrição de narrativas.

Uma ferramenta que poderá ser utilizada para fazer essa medição, é o Mapeamento do Fluxo de Valor(VSM)

2 – Compreenda as causas

É essencial entender as causas. É indicado identificar e, posteriormente, entender o que levou à ocorrência dos defeitos e das falhas, isso ajuda para corrigi-los.

Segundo as experiências, os defeitos podem ter dez causas básicas:

1 – Não executado por falta de processamento;

2 – Erro na execução ou no processamento;

3 – Erro na disposição/no posicionamento dos elementos;

4 – Ausência ou excesso de elementos;

5 – Utilização de elemento errado;

6 – Execução ou processamento de elemento errado;

7 – Falha do equipamento;

8 – Erro de ajuste;

9 – Falha na preparação do equipamento;

10 – Ferramentas ou dispositivos inadequados.

Por outro lado, a aplicação dessa ferramenta implica identificar falhas humanas em todas as etapas de produção, e as principais falhas humanas são:

1 – Falta de concentração ou esquecimento;

2 – Inércia mental, decisão “sem pensar”, excesso de familiaridade;

3 – Análise superficial e/ou rápida; identificação errônea;

4 – Falta de experiência, amadorismo;

5 – Imprudência ou teimosia;

6 – Distração momentânea;

7 – Lentidão na ação, demora na decisão;

8 – Ausência de padrão, falta de procedimento;

9 – Situação inesperada, surpresa;

10 – Má fé ou intencional.

Conheça mais: Saiba identificar os erros com a ferramenta Diagrama de Ishikawa e baixe uma planilha totalmente editável, clique aqui 

3 – Cogite soluções

Em primeiro lugar, a empresa depois de identificar as causas deve pensar e idealizar soluções para cada tipo de falha. Afinal, como a falha pode ser prevenida? Se não conseguir responder, tente descobrir como o defeito pode ser detectado o quanto antes.

Ainda, perceber se a falha ou o defeito deve ser detectado de forma direta (sem interferência humana) ou indireta (com interferência humana) como forma para otimizar processos melhorados.

4 – Veja a eficácia da solução

Todas as soluções ou ideias de soluções resolverão o problema? É importante selecionar a ideia certa para resolver cada erro em específico.

Com esse propósito, a ferramenta Poke Yoke precisa selecionar e eliminar a falha ou o defeito de forma simples, sem grandes impactos na gestão de custos.

Essa preocupação precisa fazer parte do processo, sendo executada no local em que a falha ocorre, e deve evitar que esta falha seja passada para a próxima etapa para não gerar efeito dominó de erros e falhas.

Veja mais: Saiba organizar melhor os procedimentos que serão executados, com Procedimento Operacional Padrão(POP)

5 – Implantar a solução

Não adianta checar e elaborar as melhores soluções e não utilizá-las. É importante criar uma cultura de correção de falhas na empresa em todos os setores.

Saber implementar cada tipo de solução pode exigir pequenos esforços ou até mesmo processos de treinamento local em cada etapa de produção.

É importante que as orientações sejam passadas e recompensadoras para a empresa e seus colaboradores.

6 – Faça o registro interno

Depois de aplicar as soluções e observar as possibilidades de correções possíveis, é indicar no final do todo o processo de aplicação da ferramenta, fazer a coleta de informações.

Dessa forma o gestor ou responsável pela aplicação das correções pode obter mais estratégias comparando os resultados obtidos. Isto será extremamente útil para o desenvolvimento de outras soluções para a empresa.

Benefícios iniciais do Poka Yoke

Além de reduzir custos de produção, a aplicação dessa ferramenta ajuda a manter a qualidade dos produtos e uma boa relação de resultado para o cliente e parceiros de mercado.

Mesmo sendo direcionado para a indústria, essa ferramenta pode ser aplicada no processo de gestão e administração, comunicação, marketing, produção de serviços, atendimento, logística, transporte, vendas, entregas, etc.

Lembramos que essa ferramenta surge ainda nos anos 1960 e 1970, quando o engenheiro Shingeo Shingo, alto executivo e líder de produção da Toyota se deparava com muitas falhas humanas e começou a desenvolver técnicas para evitar esses tipos de problemas.

Portanto, essa técnica pode ser empregada em todos os tipos de empresas que sofrem com algum erro ou falha repetitiva.

Por se tratar de uma ferramenta enxuta, possibilita criar mecanismos bem simples para evitar as possíveis falhas humanas.

Na décadas seguintes, a metodologia se desenvolveu e hoje é bastante utilizada na gestão da qualidade de diferentes empresas.

Benefícios consolidados

Dentre os benefícios já observados no mercado e já consolidados, temos:

  • Impedir de Fatalidades e Desperdícios

  • Evitar danos à Qualidade

  • Reduzir gastos com Retrabalho

  • Ganhar mais eficiência

  • Aumentar a produtividade

  • Entregar o que o Cliente pediu (prazo, qualidade, etc)

  • Eliminação de surpresas durante os processos

  • Aumentar o moral dos funcionários

Os tipos de Poka Yoke

A ferramenta oferece diferentes tipos de adequações que visam evitar e diminuir a ocorrência de falhas humanas. É importante ressaltar que cada tipo pode ser aplicada em determinada situação específica. Veja os principais tipos a seguir.

1 – Prevenção

A ferramenta de prevenção da Poka Yoke foi a primeira criada, possui como objetivo evitar o erro antes que ele aconteça. Para isso, é preciso buscar a causa geradora do erro, que pode estar em diversas possibilidades.

Pode ser aplicado em treinamento para operar uma determinada máquina até um sistema de correção ortográfica que evita erros de digitação, entre outras tarefas.

2 – Detecção

A Poka Yoke de detecção procura alertar o erro logo depois que ele acontece. A detecção pode ser subdividida em um método de controle ou de advertência.

No primeiro caso, a ideia é interromper o processo diante de algum erro, obrigando a resolução imediata do problema. No segundo, a ideia é apenas alertar por meio de algum sinal a ocorrência de alguma situação de erro.

3 – Valor fixo

Nesse tipo de aplicação, o gestor procura  assegurar que um número específico de movimentos seja realizado em um processo.

É inspirado no caso histórico vivido por Shingeo Shingo que colocava em uma bandeja todas as peças necessárias em determinada etapa da montagem de um carro.

Caso alguma das peças estivesse sobrando na bandeja, isso significava que algo estava errado.

4 – Etapas

Ela impede a realização de uma atividade caso todas as etapas não sejam cumpridas na ordem certa, ampliando o acerto e a qualidade final.

É importante detectar cada etapa do erro para superá-lo.

Passos fundamentais para implementar o Poka Yoke

Independente do tipo de ferramenta usada, é fundamental saber identificar as falhas e aplicar as soluções. É indicado realizar um Mapeamento de Fluxo de Valor, assim identificando quais são as falhas que mais causam prejuízos à empresa e crie uma lista de prioridades para o processo.

Quando a equipe de trabalho consegue identificar o problema é possível  descobrir o que está causando aquele defeito, podendo estudar o processo, e identifique se é uma falha humana ou um problema de equipamento

Saber idealizar soluções é um passo necessário para solucionar os erros, é importante compreender como aquela falha poderia ser prevenida, caso não encontre levante hipóteses de como identificar o problema o mais rápido possível.

É primordial verificar a eficácia da solução, pois a solução precisa resolver a falha de maneira simples, sem grandes impactos financeiros para o negócio.

Sobretudo, o gestor e responsável deve colocar em prática a solução de maneira direta, possibilitando a coleta de dados entender o impacto da solução.

Lembramos que os passos de aplicação da ferramenta podem ser adaptados e replicados em outras atividades da empresa.

À prova de erros

Evitando erros com Poka Yoke

Lembramos que todos podem cometer erros e superá-los como forma de atingir a excelência de seus resultados no trabalho e na elaboração de produtos a serem entregues.

Esse método corresponde justamente a eliminação de erros de produção de forma completa e muito precisa para a empresa.

Na época, essa ferramenta tornou-se popular quando foi implantada oficialmente no Sistema Toyota de Produção.

Segundo as experiências da empresa, quando os erros eram encontrados com recorrência, eles precisavam ser superados.

Exemplos de Aplicação do Poka-Yoke

Nos dias atuais a aplicação do poka-yoke é muito grande. Como exemplos de tais aplicações podemos citar usos como:

  • 1) Faróis dos carros: há carros que ligam e desligam automaticamente os faróis dos carros, evitando que o proprietário seja multado. Mas há também carros que tem um aviso sonoro se o motorista deixar as lanternas ou faróis ligados.
  • 2) Ligação dos carros: os carros da marca Hyundai como o HB20 não ligam se o motorista não pisar na embreagem, evitando assim acidentes que acontecem quando se liga o carro com ele.
  • 3) Salvar arquivos: a própria Microsoft (www.microsoft.com.br) tem estratégias usando poka-yoke para evitar erros. Por exemplo se você for salvar um arquivo que já existe o sistema operacional vai lhe avisar de que ele já existe, e caberá ao usuário decidir de irá sobrescrever ou não.
  • 4) Driver USB: para conectar um dispositivo USB tem que o colocar na posição correta, senão não funcionará. Este dispositivo se tornou tão popular que com menos de 40 reais você consegue comprar na Amazon.com.

Veja outros exemplos na figura abaixo:

Figura com exemplos de Poka-yoke

Qual o custo de não ter Poka-Yoke?

O custo de não se usar os poka-yokes pode ser muito grande, pois a medida que o erro se aproxima do cliente o custo vai aumentando exponencialmente. O objetivo de toda empresa é produzir uma vez somente e sem defeitos para atender os requisitos críticos dos clientes, ou seja, a voz do cliente. Caso o cliente que detecte um defeito este é o pior dos casos, pois além do custo do produto, o cliente poderá reivindicar o custo das máquinas paradas dele por causa do produto defeituoso.

Outro aspecto ainda sobre esta questão é que é muito difícil de mensurar o custo de um cliente que ficou insatisfeito por receber produtos não conformes.

Figura que mostra o custo de não ter Poka-yoke

E o que o Poka-Yoke tem haver comigo?

Tem tudo haver! Não somente com a empresa mas com você também! Na empresa os usos são muito amplos, da área administrativa até a área de produção. Por exemplo podemos usar poka-yokes para parar uma máquina se uma pessoa passar a área de segurança marcada. Outro uso bastante comum é filtrar pelo chachá  quem pode adentrar a determinadas áreas da empresa, como por exemplo os porões onde há tubulações de gás, óleo e ar-comprimido.

Na vida pessoal também há inúmeros usos no cotidiano, como cafeteiras elétricas que ligam e desligam sozinhas e senhas em computadores e tablets para evitar acessos não autorizados. Quem tem criança pequena sabe que o uso de tampas em tomadas, protetores de quinas e travadores de portas de armário são os melhores aliados contra acidentes com os pequenos.

Figura mostra onde usar o poka-yoke no dia à dia

Conclusão

Esse método reconhecido como uma ferramenta de gestão prática é usado em diferentes tipos de empresas em todo o mundo.

É um método que pode ser aplicado em qualquer modalidade de empresa, inclusive na gestão empresarial, com aplicação forma universal, o que significa que atenderá as necessidades da empresa.

Se a empresa atua com industriais, montagem, fabricação e até mesmo realização de serviços, o Poka Yoke pode ser muito útil para evitar falhas humanas e processos envolvidos com defeitos, erros de processos, entre outros.

Caso os erros também ocorram em outras áreas, como na gestão ou administração da corporação, o método também pode ser muito útil para melhorar a gestão do negócio e evitar esses erros.

A aplicação dessa ferramenta ajuda a prevenir erros e oferece diversos benefícios para o negócio, como aumento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos, melhor aproveitamento dos setores da empresa, colaboradores de acordo com o bom funcionamento dos processos da empresa.

Para implementar esse método na empresa, o gestor precisa seguir o passo a passo apresentado. O conjunto de etapas corresponde as informações que o gestor precisa obter e as ações que serão geradas em função dessas informações.

Dessa forma, a empresa estará apta a trilhar o caminho da excelência em seus produtos a partir de linhas de produção mais qualitativas evitando erros e falhas humanas.

Consequentemente, ajuda a melhorar processos de produção e adoção de coerência na organização de uma empresa. As principais corporações do mundo conhecem essa técnica de maneira profunda com a possível capacidade de gerar experiências produtivas positivas.

Portanto, caso esteja abrindo um novo negócio ou administrando um negócio já existente pense em aplicar essas técnicas passo a passo para atingir a excelência de qualidade nos produtos gerado pela empresa como forma de atingir o mercado consumidor com menos erros e falhas.

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