Ms Project: Como ele pode aumentar seu lucro?   

Gerenciar projetos é essencial para o desenvolvimento de um modelo negócio, de uma empresa e produto. É cada vez mais necessário no mercado manter procedimentos de gerenciamento, geralmente, as empresas preferem utilizar o software Ms Project que ajuda a gerenciar projetos de maneira segura e profissional.

Exemplo de gestão de projetos

O que é MS Project ?

O MS Project é um programa de computador (software) utilizado para o gerenciamento de projetos, é considerado o programa mais conhecido e mais utilizado no mundo. Entre as suas funções ele ajuda no controle de informações a respeito de dados técnicos, duração e recursos do projeto.

O MS Project auxilia na visualização do planejamento de maneira simplificada, agenda tarefas de modo efetivo, troca informações com todos os funcionários envolvidos mantendo a comunicação da equipe e a gestão chefiada pelo gestor.

Veja mais: Conheça nosso Treinamento de Gerenciamento de Projetos com MS Project.

Importância do MS Project

O software viabiliza o ordenamento dos dados do projeto, a sua execução e o controle de atividades que precisam quantificar recursos, custos e ações referentes a uma boa gestão. Ele pode apresentar cronograma, prazos e entradas de novas informações.

As tarefas executadas pelo MS Project pode ajudar empresas e instituições de diferentes portes no gerenciamento de informações simples ou complexas. A arrumação e atualização dessas informações auxilia a empresa a determinar as melhores soluções para problemas crônicos ou pontuais que possam ocorrer na corporação.

O sucesso de uma empresa não depende somente de um bom gerenciamento, mas ele é fundamental para que a empresa atinja os seus melhores objetivos. O MS Project pode ser utilizado em diferentes etapas de gestão, principalmente, no setor de planejamento e controle.

Dados inseridos no MS Project

Através do uso do software, os gestores podem avaliar os recursos disponíveis, avaliar os orçamentos, cronogramas, desempenho por setor de produção e atendimento, oportunidades e riscos no mercado.

Esse conjunto de informações aprimora a tarefa de controle por parte do gestor, ajudando na tomada de decisões, o que possibilitará na construção de uma vantagem concorrencial que gerará oportunidades de lucros para a empresa.

Cumprimento de prazos

Imagine trabalhar com um produto que possui diferentes prazos de produção, distribuição, entrega, troca, informações sobre vendas, precificação e demais dados que tornam a sua administração complexa? Seria impossível anotar e atualizar todas essas informações numa folha de caderno.

O programa consegue registrar, guardar e atualizar as principais informações que ajudam o gestor a cumprir prazos de entregas, recebimentos e pagamentos.

Administração de recursos

Através do MS Project, o gestor também pode tomar decisões mais maduras e realistas ao agendar o repasse de recursos financeiros para determinados departamentos relacionados à atividade da empresa, classificando cada ação com grau de importância.

O software também permite administrar diferentes tipos de projetos e dados. O gestor consegue direcionar recursos, estabelecer custos, prazos e economizar capital.

Para vários tipos de projetos e situações

O MS Project é popular em todo o mundo por ser versátil, ou seja, ele se adequá a qualquer tipo de situação e projeto. Você utilizar o software para administrar um determinado estoque que será vendido para uma rede atacadista, para planejar uma obra, agendar pagamentos, entre outras funções de controle.

Tomada de decisões

Ao utilizar o software, você tem uma visão mais amplo de todos os recursos e prazos que a empresa possui, o que ajuda na melhor escolha, no método de trabalho e na alocação de verbas.

Geralmente, gestores iniciam um projeto sem saber por onde começar, qual tarefa executar, em qual prazo executar e em qual data concluir todos os processos. As informações organizadas e identificados por grau de importância ajuda a tomar as decisões por hierarquia de necessidades da empresa.

Como usar o MS Project?

Logo do Ms Project

A gestão de projetos pode ser otimizada com a aplicação do programa que oferece várias funcionalidades como:

Cronogramas;

– Gráficos;

– Demonstrativos;

Controle de processos;

– Gestão de equipes;

– Histórico de dados;

– Atualização de dados;

Compartilhamento de dados

Todos os dados registrados no MS Project podem ser compartilhados por mais vários usuários dentro do mesmo projeto. O projeto pode ser realizado por pequena, média ou grande empresa e permite a visualização dos dados. Essa possibilidade de compartilhamento na gerência permite transparência no processo administrativo.

Principais tarefas realizadas no MS Project

O MS Project define o cumprimento de atividades que são mais sensíveis numa determinada empresa, o prazo das tarefas, os recursos (financeiros e não financeiros) e os custos (gastos da empresa). A perda de dados nesses três critérios de gestão pode causar dores de cabeça e prejuízos incalculáveis se não forem bem geridos. O software ajuda da seguinte forma:

– Prazo

O programa permite o controle do prazo de cada tarefa de maneira individual, registra o estabelecimento do prazo total e o monitoramento do cumprimento do mesmo.

– Recursos

O software cria lista de equipes que desempenharão determinada tarefa evita a sobrecarga de atividades na empresa, proporcionando melhores tomadas de decisão a partir de relatórios.

– Custos

Quantifica a amostragem e o cálculo de custos fixos inerentes ao projeto permitindo mais exatidão para o processo de precificação e controle.

Análise de fatores

Todos os fatores descritos acima são apresentados e gerenciados de maneira independente, permitindo alteração no decorrer do processo.

Caso haja modificação no processo e no cumprimento de prazo é possível alterar o cronograma adaptando o escopo de trabalho e o progresso das tarefas. Todos os fatores podem ser analisados e ajustados simultaneamente permitindo uma visão geral com controle de prazos, recursos e custos.

Gestão de projetos pode utilizar Excel?

Sim, mas o Excel é um programa de planilhas desenvolvido pela Microsoft e disponibilizado através do pacote Office, permite realizar planilhas e cálculos, porém não possui todas as competências administrativas que o MS Project oferece. O MS Project é mais adequado para a gestão, pois vai além de um editor de planilhas.

Planejamento da empresa atualizado

Todo o processo de administração da empresa pode ser atualizado pelo MS Project, o gerente pode acompanhar a evolução das atividades junto com a equipe.

No processo de planejamento é necessário garantir o cumprimento dos objetivos do projeto, ou seja, permitir que o mesmo saia do papel tendo profundo conhecimento a respeito dos custos, tempo de atividades e riscos.

Evite informações irregulares

As atualizações das informações no programa evitam a obsolescência dos dados, perdas de recursos e o não cumprimento de atividades dentro do prazo. Sem o registro e a atualização dos dados a perda de recursos poderia acontecer de forma despercebida.

Cálculo de orçamentos

O sistema do MS Project cria orçamentos a partir de trabalho a ser executado e nas taxas de recursos. O sistema informa também quando uma tarefa está em andamento e os custos estimados que tomarão dos recursos da empresa.

Também estima o cálculo de orçamentos de projetos futuros e guarda o histórico de orçamentos anteriores, independente, se forma aprovados ou não. Ao permitir o cálculo do custo de cada tarefa, o programa ajuda a tornar a gestão de tempo eficiente.

Quem deve fazer o curso de MS Project?

Tabela da página central do Ms Project

Estudantes e profissionais de diferentes áreas podem realizar o curso de MS Project para ter um diferencial em seus currículos. Principalmente, pessoas da área de administração e gestão devem realizar o curso e aprender a utilizar o programa. Dominar o programa plenamente pode ajudar na inserção do mercado de trabalho.

Conhecimentos em MS Project podem ser aplicados no planejamento do próprio negócio, start up, micro e pequenas empresas, médias empresas, grandes empresas, conglomerados e multinacionais. Permite a aplicação de técnicas de gestão e utilizá-lo para manter a sua equipe de trabalho informada.

Venda de ativos e transição administrativa

Quando uma empresa pretende vender um imóvel ou máquina sem utilidade para o seu setor produtivo e que tenha uma nova utilidade e interesse para outra corporação, a venda de ativos da empresa também pode ser inserida no sistema do MS Project com todos os dados do móvel ou imóvel a ser vendido.

Em casos de falência ou fusão de empresas, os dados atualizados no sistema do programa podem auxiliar no processo de transição de direção da corporação.

MS Project na sua empresa

Independente do ramo de atividade de sua empresa, o seu negócio terá mais segurança de informações a partir da instalação e do uso do programa. Manterá a sua equipe de trabalho informada, bem como todos os setores envolvidos com determinada atividade.

Ajudará a otimizar e recuperar recursos, a cumprir prazos previstos no cronograma e revisar o passo a passo de cada projeto. Auxilia a acompanhar o desempenho da equipe e a planejar os resultados esperados. A sua empresa terá mais eficiência e capacidade de resposta com a instalação do programa, mantendo o seu uso na política gerencial da empresa no cotidiano produtivo comum a toda a equipe de trabalho.

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