Metodologia Kaizen: O que é e como aplicar?

Não pense em marca de cerveja, a palavra “Kaizen” é de origem do idioma japonês e significa “melhoria”. Sabemos que a melhoria contínua é um dos principais objetivos da metodologia Lean Manufacturing que, por sua vez, visa atingir a excelência de qualidade a ser entregue para o cliente final.

Desde os anos 1950, a ferramenta que orienta a melhoria para processos, produção e produção evoluiu bastante para melhorar as operações da empresa.

Neste artigo falaremos mais dessa ferramenta conceitual de aplicação aos negócios e à produção que busca reforçar a aplicação das metodologias Lean na empresa.

Premissas Kaizen

Sabemos que essa metodologia visa a melhoria contínua, gerando uma visão mais abrangente no tocante aos processos e resultados.

Dessa forma, podemos considerar essa metodologia Lean como uma jornada e não um destino. A sua principal função é aprimorar a produtividade, reduzir o desperdício, eliminar trabalhos desnecessários e humanizar o local de trabalho.

Mas, o que é Kaizen?

Em japonês, essa palavra significa melhoria, mudança para melhor e até mesmo melhoria contínua a longo prazo. Surgiu no processo de desenvolvimento da metodologia Lean nos anos 1950, na fábrica Toyota, quando a fábrica buscava se reerguer depois da Segunda Grande Guerra Mundial.

Numa visão geral, as mudanças podem variar de etapas de fabricação a questões de produtividade, estoque ou controle de qualidade.

A equipe

A aplicação do Kaizen envolve os membros de todos os funcionários para criar melhorias permanentes.

Todas as sugestões podem ser importantes. As sugestões geradas de todos os níveis do local de trabalho ajudam a aprimorar a análise de informações.

Origem

Essa abordagem de melhoria contínua, surgiu nos anos 1950, depois da Segunda Guerra Mundial, quando o Japão precisa reerguer sua economia, e a Toyota também precisa evoluir e se recuperar.

Dessa forma, essa metodologia evoluiu bastante além do setor de produção para várias empresas e indústrias, incluindo a Goodwill, uma empresa de doces e telecomunicações.

Análises

Uma imagem mostrando como funciona um Kaizen

A metodologia Kaizen envolve qualidade, custos, logística, motivação de funcionários, segurança, tecnologia e, mais recentemente, meio ambiente.

O sistema de gerenciamento aplicado examina todas as etapas do processo da empresa, desde seus fornecedores até o cliente, buscando maneiras de simplificar, melhorar ou reduzir custos, afirmou o site.

Funções Kaizen

O método Kaizen é muito eficaz na identificação dos três tipos básicos de resíduos: Muda, Mura e Muri.

Ele capacita todos a assumir a responsabilidade por seus processos e melhorá-los.

Os funcionários envolvidos e presentes em todos os níveis da organização estão constantemente envolvidos na busca e identificação de oportunidades de mudança e melhoria.

Dessa forma, a metodologia Kaizen não é apenas um evento único; mais precisamente, é um processo que ocorre todos os dias.

O que é 5S?

Uma imagem mostrando o que é um 5S

Essa metodologia aplicada à melhoria também pode ser combinada com outras, assim como ocorre com a adição do 5S.

Em seu conceito inicial, a filosofia 5S é outro conceito a emergir dos modelos de negócios japoneses. Os 5S são: Ordenar (Seiri), colocação em ordem (Seiton), brilho (Seiso), padronização (Seiketsu) e sustentação (Shitsuke).

O 5S também envolve limpar a bancada de ferramentas estranhas e limpar a área após o uso, para que todas as ferramentas voltem ao seu lugar para a próxima pessoa.

Através dessa abordagem, as as ferramentas estão em um local lógico para uso na ordem em que são necessárias e organizadas, para que qualquer pessoa saiba exatamente onde encontrá-la.

Leia mais: Conheça os principais erros ao implementar o 5S

Benefícios do 5S aplicado com o Kaizen

Aplicando o 5S, a corporação tem as condições para operar com menos espaço à medida que as ferramentas são organizadas. Os materiais são rotulados e codificados por cores e kits que podem ser criados contendo apenas o necessário para executar uma tarefa

Dessa forma, se mantém a premissa de reduzir o desperdício, juntamente com o uso de energia e matéria-prima, e costuma ser o primeiro passo que as empresas adotam no método Lean.

Treinamento e Certificação

Existem várias instituições que oferecem treinamento profissional que pode ser ofertado internamento pela própria empresa ou pelos profissionais diretamente.

É fundamental que as empresas ofereçam treinamentos para melhorar as operações com pouco investimento de capital.

O treinamento em Kaizen pode ser aplicado a todos os níveis de uma empresa com estagiários que ensinaram seus princípios e filosofia antes de passar para métodos de redução de custos e desperdícios, além de reduzir os tempos de configuração e de inatividade.

Benefícios iniciais do Kaizen

No processo de treinamento e aplicação da metodologia Kaizen, podemos incluir a rapidez na entrega de produtos e o estoque reduzido, maior flexibilidade nas operações, melhor qualidade e produtividade e um retorno mais rápido do investimento.

Exemplos de resultados

As empresas podem obter grandes resultados com a aplicação dessa metodologia de melhoria contínua abordada a partir da filosofia Lean.

Uma determinada empresa de doces que vendia por encomendas pelo correio queria aumentar a produtividade em 30% e reduzir o processo de trabalho pela metade.

A empresa resolveu contratar consultores especializados em kaizen que diagnosticaram que um trabalhador por vez tinha um processo complicado para inserir um pedido, começando com a caminhada para receber milhares de correspondências e, em seguida, alimentando manualmente cada uma através de um abridor, prendendo cada papel no envelope, empilhando-os, andando mais e digitando cada pedido no computador.

O objetivo foi o de simplificar a caminhada e o processo do trabalhador da equipe até a finalização da entrega.

A simplificação eliminou a caminhada para buscar o correio e a classificação. As etapas do Kaizen resultaram em uma reformulação do processo do departamento e atingiram as metas de redução e melhoria da empresa de doces.

Outro exemplo

Na Inglaterra, a empresa Leyland Trucks pretendia reduzir custos e melhorar sua participação no mercado europeu.

A empresa aplicou os métodos Kaizen para obter as melhorias. Os métodos produziram mais de 200 idéias de funcionários comuns.

Muitas dessas idéias levaram a resultados que incluíram uma redução de 10% nos defeitos por caminhão, inventário 20% menor, aumento da entrega pontual em 95%, menos ferimentos e redução da distância que os trabalhadores tiveram que caminhar para fazer seu trabalho em 25%.

Por que implementar a Metodologia Kaizen?

Na maioria das empresas, existe uma dedicação forte para reduzir o desperdício e aumentar a qualidade.

Os benefícios da metodologia de melhoria podem ir muito além da redução de desperdícios ou do aumento da qualidade.

Certas ferramentas e disciplinas de qualidade diferentes podem levar a empresa para longe.

Quando a metodologia é aplicada adequadamente, pode gerar resultados positivos de várias maneiras, em todos os níveis da organização.

Benefícios consolidados

A aplicação da metodologia de melhoria oriunda da filosofia Lean, gera grandes vantagens para uma empresa, como:

1 – Utilização de recursos

A metodologia Kaizen foca em melhorar os produtos por meio da utilização dos recursos existentes (pessoal e pragmático) para obter melhorias incrementais e contínuas. Dedica em fazer pequenas alterações, em vez de depender de grandes mudanças ou investimentos caros em equipamentos para obter melhorias.

2 – Maior eficiência

A metodologia busca a importância de fornecer uma área de trabalho bem planejada, eliminando movimentos ou operações desnecessárias e o treinamento adequado para todos os funcionários.

3 – Satisfação dos funcionários

Permite criar um ambiente de trabalho orientada para a mudança, onde novas idéias são incentivadas. Os membros da equipe são convidados a realmente examinar os processos e fazer sugestões de melhoria.

4 – Melhorias na segurança

Um ambiente de trabalho mais seguro é outro benefício do Kaizen. As melhorias de segurança ocorrem quando novas idéias para limpar e organizar a área de trabalho são desenvolvidas e implementadas.

A metodologia da melhoria não exige grandes investimentos de capital financeiro, pois a sua realização está presente na realização de pequenas melhorias imediatas e incrementais nos processos e nos padrões de trabalho.

Busca procurar métodos para melhorar todos os dias. No devido tempo, essas pequenas etapas podem resultar em saltos gigantescos em qualidade, segurança, eficiência, produtividade e um impacto positivo nos resultados.

Como implementar?

Implementá-lo é um desafio. O evento Kaizen refere-se a uma atividade focada de curto prazo, direcionada a um processo ou departamento específico.

Porém a metodologia de melhoria não foca somente em eventos, mas em processos contínuos de melhorias.

No dia a dia, a sua aplicação exige que a equipe se reúna regularmente, o que pode ser diário ou semanal.

A equipe deve discutir sugestões de melhoria, juntamente com possíveis soluções para quaisquer problemas encontrados desde a última reunião.

Todos precisam participar e fornecer informações para a reunião. A empresa pode optar por realizar uma reunião especial ou incorporar a discussão a uma reunião que ocorra regularmente.

Visitas

Em processos de visitas nas instalações da empresa e de um cliente, é possível realizar anotações e análises.

Com entusiasmo, o gerente de uma fábrica pode fornecer painéis de soluções, anotar ideias e gerar alguns exemplos de melhorias que foram realizadas por esse processo em outras empresas ou departamentos.

É importante que a equipe se reúna diariamente, para discutir as idéias e determinar qual delas seguir. Quando uma ideia é selecionada ela pode ser desenvolvida e aplicada a partir de outras abordagens como o ciclo PDCA.

Os eventos

Em relação à melhoria contínua a curto prazo, a aplicação do Kaizen Event é diferente da abordagem diária.

Um Evento Kaizen geralmente pode ser descrito como uma atividade de melhoria rápida baseada em equipe de alguns dias ou semanas.

Dessa forma há um ponto inicial e de término. O evento requer planejamento adicional com o objetivo de implementar uma mudança ou melhoria.

Oportunidade para a mudança

Além da melhoria contínua e gradual, a implementação do Kaizen gera a necessidade de execução de análises de processo para identificar oportunidades iniciais de melhoria.

Princípios básicos de processos

A seguir apresentamos os princípios básicos de processos que podem compor a aplicação de mudança, identificação de oportunidades e de obtenção de melhoria contínua.

1 – Mapear o processo

Permite obter um mapa ou fluxograma do processo e demais instruções de trabalho, planos de controle ou outra documentação do processo que possa existir.

Caso a empresa não possua um mapa de processo, ela pode criar um mapa. Se você é o gestor ou um dos responsáveis pela aplicação das melhorias, compreenda o processo.

2 – Revise o processo

Revise o processo e avalie cada tarefa ou etapa. Usando o modelo 5 Por que e 2 Como, faça as seguintes perguntas:

– Por que a etapa está sendo executada?

– Que trabalho está sendo realizado / que valor está sendo adicionado?

– Onde o trabalho está sendo realizado atualmente / onde deve ser feito?

– Quando a etapa do processo está sendo concluída / quando deve ser concluída?

– Quem está realizando o trabalho / quem deve fazer o trabalho?

– Como o trabalho está sendo feito / como deve ser feito?

– Com que frequência a etapa do processo é executada / e com que frequência precisa ser executada?

3 – Análise de processo

É orientado continuar analisando o processo. É importante verificar além do estado atual e para um futuro processo aprimorado. Permitir essa atitude impedirá apenas qualquer alteração ou melhoria em seus processos.

4 – Eliminação de etapas desnecessárias

É importante, na adoção da metodologia Kaizen, combinar as etapas de modo simplificado. É importante as etapas do processo que devem ser executadas discretamente e as que podem ser concluídas em paralelo.

5 – Sequência para redução de desperdício

É importante reorganizar a sequência para redução de desperdício. Sabemos que pequenas alterações na sequência ou ordem das operações permitirão eliminar tempo e esforço desperdiçados.

Realização de um plano

Análise feita com um ciclo PDCA

A melhoria contínua pode ser orientada por um plano específico, seja com base em eventos ou pelo ciclo PDCA.

– Plano: identifique uma oportunidade de melhoria e planeje a mudança.

– Faça: Realize um estudo de processo em pequena escala para testar a melhoria potencial e medir os resultados.

– Verificar / estudar: analise os resultados e meça a eficácia da mudança.

Ato: tome medidas com base nos resultados do estudo.

Veja mais: Saiba as principais diferenças entre MASP,PDCA,DMAIC

Análise de resultados

Caso a mudança tenha bons resultados, é orientado implementar para a obtenção de melhoria contínua.

Dessa forma, as melhorias contínuas bem-sucedidas devem ser revisadas para aplicativos mais difundidos, sendo orientado usar use o conhecimento adquirido para planejar melhorias adicionais e iniciar o ciclo novamente.

Conclusão

Portanto, o foco da metodologia Kaizen é a melhoria contínua gradual. A implementação do Kaizen e o desenvolvimento de uma mentalidade de melhoria contínua dentro de uma organização também é gradual e deve ser contínua.

Conheça mais: Entenda como o Kaizen pode ser aplicado na área da saúde, em uma análise qualitativa das sugestões de melhoria dos funcionários de um hospital.

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