Contas a Receber – Você sabe como funciona?

Contas a Receber – Baixe a planilha e também leia nosso artigo “logo abaixo”, e entenda como funciona este item crucial em qualquer empresa.

Figura mostrando os elementos de contas a receber
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Contas a Receber – Entenda este Guia Definitivo

É muito importante o gestor ter conhecimentos sobre os valores a serem creditados para a empresa, e mais ainda ele precisa saber em detalhes como e quando tais recursos estarão disponíveis. Para isto é vital entender como contas a receber funciona e como deve ser aplicada na empresa para manter o equilíbrio financeiro e evitar transtornos nas tarefas diárias do negócio.

A empresa deve saber lidar com as questões e os valores recebíveis para manter os pagamentos feitos no dia certo evitando erros no controle financeiro da corporação.

Sabendo planejar bem esse departamento da empresa, a corporação terá mais condições de controle e administração.

Contas a receber – Características

O trabalho de gestão de uma determinada empresa está relacionado com um conjunto de etapas como os de pagamentos, recebimentos (fluxo de contas a receber), transferências e várias transações financeiras fundamentais para o saldo positivo da instituição.

Essas ações financeiras devem estar organizadas e serem gerenciadas de forma alinhada, dessa forma a empresa evitará perdas e erros.

Esse tipo de conta refere-se ao conjunto de cálculos e extratos financeiros referentes aos valores a serem cobrados pela empresa.

O setor de recebimento

Um dos setores e conjunto de ações mais importantes numa empresa é o setor de recebimento, a partir do recebimento a empresa é remunerada pela venda de produtos e serviços prestados e dedicados no mercado consumidor.

A empresa precisa realizar vendas e ter o controle sobre a entrada e saída de recursos financeiros para não perder a visão estratégica sobre as ações de planejamento de mercado e de vendas.

Fica claro a esta altura que contas a receber é uma das colunas de sustentação de qualquer empresa, e por isso necessita de muita atenção e controle.

Presente em todas as empresas

O planejamento e controle de contas a receber, associado a procedimentos e atividades bem definidas é aplicável em empresas de diferentes portes, seja de pequeno, médio ou grande porte e nos mais variados setores da economia.

A mudança está somente na escala de presença de mercado, de fluxo de informações financeiras e volume de contas a receber pela contabilidade.

Para a empresa evoluir, o planejamento e cálculo das contas devem ser alinhados e organizados, com o controle financeiro, lembrando que o valor em dinheiro ajudará para o pagamento dos custos operacionais, tais como pessoal, insumos, água, luz, etc.

Cuidado com o fluxo de contas a receber

Geralmente as empresas podem ter dificuldades com as contas a pagar e a receber, mas é um grande erro o gestor pensar que os recebimentos não merecem tanta atenção quanto os pagamentos.

Como o processo de pagar contas pode gerar juros, multas e demais dívidas caso o pagamento não seja feito, as empresas acabam dando mais atenção ao setor de pagamento.

O gestor pode pensar que os recebimentos podem já estar garantidos, porém alguns compradores, clientes e parceiros podem atrasar pagamentos ou dar calotes prejudicando o controle financeiro da empresa e gerando atividades que não agregam valor como colocação de nomes em protesto.

A gestão da empresa deve realizar um bom planejamento no qual data pode e deve fazer toda a diferença, ainda mais em se tratando de contas a receber.

Além da data

Além da data de pagamentos, a empresa deve inserir as condições de recebimento, prazos e demais detalhes contratuais para evitar calotes de seus clientes, fornecedores e parceiros.

Outros tipos de orientações podem ser repassadas para evitar dúvidas e enganos.

Por exemplo, caso: as contas a receber estejam programadas para o dia 10 de cada mês, porém o pagamento de salários e demais custos estejam provisionados para o dia 5, a empresa precisará usar o limite da conta durante cinco dias, o que pode resultar em juros muito altos.

Nesse caso, dependendo da margem da empresa em sua conta bancária, ela poderá entrar no cheque especial automático, podendo perder dinheiro no decorrer do ano.

Ter mais eficiência na gestão de contas é planejar e revisar sempre. Muitas vezes, esse processo por consumir tempo, mas gera vantagens para a empresa.

A gestão

Figura mostrando os impostos a pagar em contas a receber

A gestão de contas a receber e pagar é essencial para a vida da empresa. As empresas menos preparadas começam a cuidar de seu dinheiro quando elas já passaram por problemas financeiros, mas prevenir é melhor do que remediar.

Crises e conflitos financeiros internos podem gerar experiências, mas eles também podem ser evitados para não prejudicar o ritmo de produção da empresa e muito menos o clima organizacional.

A palavra gestão significa “controle” e a empresa que possui boa gestão deve exercer o melhor controle possível sobre seus projetos e sobre o fluxo financeiro.

Dessa forma, a empresa não precisa passar por erros gerenciais e de gestão para aprender a se planejar em relação às suas contas e cálculos.

As melhores dicas

A seguir vamos apresentar as melhores dicas para você otimizar a gestão de contas de sua empresa e, vale lembrar, elas são primordiais, independente, se a sua empresa é pequena, média ou grande.

Essas dicas podem fazer toda a diferença, principalmente, nos resultados de ciclos mensais e anuais.

1 – Centralize os pagamentos

É importante que a empresa procure centralizar os pagamentos em uma mesma data ou em dias próximos. O mesmo deve ser feitos com as contas a receber, pois assim o processo fluirá melhor para a gestão.

É indicado selecionar alguns dias de pausa entre os recebimentos ou pagamentos. Por exemplo, a empresa pode solicitar os pagamentos junto aos seus clientes e contribuintes até o dia 30 de cada mês, e começar a pagar seus compromissos a partir do dia 5 do mês seguinte.

Assim, caso aconteça imprevisto, será possível aguardar mais um pouco e procurar mais alternativas de reposição de receita.

2 – Elimine contas desnecessárias

Sabe aquela despesa que não tem mais sentido para a empresa? Por que comprar uma caixa de lâmpadas led na cor azul, se a fachada da empresa não a utiliza mais?

Cortar custos é fundamental e ajuda a manter a empresa competitiva, mas, por outro lado concentrar pequenos valores dentro de um valor maior pode ser mais indicado na hora de cobrar.

Anote e junte todas as contas pequenas e multiplique por doze meses, em certos casos, caso o cliente opte em pagar tudo de uma só vez ofereça um desconto, isso será melhor do que cobrar e receber pingado no mês a mês.

Por outro lado, no contrato, informe ao cliente que caso haja algum tipo de atraso no pagamento, ele precisará ser feito acrescido de multa e juros.

Agindo dessa forma, a empresa evitará atrasos que podem ser muito prejudiciais a longo prazo.

3 – Organize tudo, principalmente contas a receber

Mantenha todos os dados organizados, seja utilizando planilhas (Excel), aplicativos e sistemas integrados organize as contas a pagar e a receber.

Dessa forma, a empresa evitará ausência de cobrança, independente do valor.

4 – Implante sistemas para controle das contas: a receber, pagar, etc

Para empresas de médio e grande porte, é indicado implantar sistemas de cálculos e emissão de cobranças como por exemplo módulos financeiros dentro do SAP (Sistema Integrado para Empresas). Assim, a empresa dispensa o trabalho manual e a perda de dados e datas.

Em certos casos, a implantação de sistemas de gestão pode demorar um determinado tempo, porém a dedicação pode causar ganhos de informação, de tempo de receita para a empresa.

Outra solução muito usada nos dias atuais são empresas intermediárias que fazem desde a venda até a cobrança do cliente final. Há muitos bancos neste segmento, mas estão cada vez maiores empresas fora do mercado bancário que disputam uma fatia deste negócio.

Exemplos são muitos como a PagSeguro, Iugu, PayPal, Mercado Pago, WireCard, Moip, Banco Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, etc. Para contratar este tipo de serviço, é muito fácil, pois usando o Google por exemplo você tem todas as informações necessárias.

5 – Trabalhe em equipe

A tarefa de gerenciamento de contas a receber é complexo e pode demandar a ajuda de uma equipe. Dependendo do tamanho da empresa e do fluxo financeiro, poderá ser necessária a criação de equipes maiores e dedicadas.

Porém, em certos casos profissionais especializados no assunto podem atuar com grande qualidade em empresas menores.

Por outro lado esse sistema não é complicado, somente requer mais atenção e dedicação.

6 – Apoie a equipe financeira com o fluxo de contas a receber

A equipe financeira necessitará sempre de apoio em relação ao acesso às informações da empresa. É importante que a equipe financeira também seja composta por bons profissionais capacitados e que entendam a fundo seu segmento de atuação, seja na teoria ou na prática.

Os pagamentos e recebimentos podem seguir ciclos de datas mensais ou semanais, mas os trabalhos dessa equipe são diários e tendem a ser mais estressantes em dias de pagamentos e recebimentos.

7 – Escolha as ferramentas certas para contas a receber e outras

Atualmente, quando falamos em sistemas e softwares, devemos lembrar que as empresas devem escolher as ferramentas certas para a organização e gestão das contas a receber e a pagar.

Atualmente, seja para instalar nos computadores da empresa ou para acessar para uso online, existem boas ferramentas para organizar contas, que reúnem tudo em uma única interface e se beneficia da tecnologia para as funções da empresa.

A empresa não precisa ter medo dessas ferramentas, alguns gestores podem pensar que não vale a pena pagar por uma solução, mas elas são fundamentais para a organização da empresa.

8 – Acompanhe a evolução tecnológica

Aceitar pagamentos via boleto, depósito ou cartão pode se tornar mais rápido e integrado a partir da atualização dos softwares e acompanhamento das evoluções tecnológicas.

Esse aplicativos e programas conseguem reduzir as atribuições da equipe financeira ou diminuir a equipe reduzindo custos e tempo. Também há sistemas de inteligência artificial ou AI, que podem criar um grande diferencial em empresas, quer seja aumentando vendas ou evitando prejuízos.

9 – Busque a excelência da gestão – controle das contas a receber é crucial

Quando tudo estiver funcionando bem, a equipe, o sistema, os softwares e demais detalhes, busque a excelência do funcionamento da gestão de contas.

Avalie o desempenho, escute seus colaboradores e funcionários que se dedicam plenamente ao setor financeiro da empresa.

10 – Atualize a política de cobrança

A sua empresa possui uma política de cobrança atualizada e coerente com o mercado e com os consumidores atuais? Reveja sempre as políticas de cobrança, saiba ser flexível nos momentos certos e nunca ofereça descontos desnecessariamente.

O planejamento

Ilustração com o planejamento para contas a receber

Considerando as dicas poderosas que enumeramos acima, pense e reflita sobre o planejamento de gestão estratégica de sua empresa. Por outro lado, certos perfis de empresa podem exigir um planejamento mais restrito em relação às datas e às ferramentas tecnológicas para ajudar na qualidade da gestão e administração da corporação.

Organização sempre

É sempre positivo manter tudo organizado. A organização ficará melhor se a empresa utilizar um bom sistema de gestão de contas e contratos sem causar danos para a empresa. Pense em implantar o 5S para garantir este item.

Atenção nos cálculos

Sabemos que determinados tipos de cálculos financeiros sempre apresentam as adições e as subtrações. Isso vale para os cálculos pessoais, referentes ao balanço financeiro de uma empresa ou até mesmo ao controle de uma conta corrente.

A partir dessa concepção, sempre será necessário incluir todo recurso que entra e todo recurso que sai, para que o cálculo demonstre claramente como se comportam as receitas frente as despesas da empresa.

Tendo atenção também com despesas orçamentárias, e calcular um saldo realista.

Controle a saída de receita e recursos

Sabemos que todo o valor financeiro que sai da conta da empresa se refere aos pagamentos, às compras de material e equipamentos e até mesmo a manutenção de recursos de produção de produtos e serviços.

Estas saídas precisam ser fortemente controladas, para que despesas não planejadas sejam reduzidas a zero ou próximo a isto.

Controle de entrada de receita (contas a receber)

A entrada de valor financeiro na conta da empresa é referente aos pagamentos advindos de clientes e aplicações financeiras que a empresa recebe através de suas atividades.

O dinheiro que entra na conta da empresa se referente aos créditos e receitas obtidas com as atividades da empresa.

As deduções

As deduções buscam calcular a diferença entre o valor que entrou e o valor que saiu da conta bancária da empresa. Esse cálculo apresentará o saldo total sobre determinado período.

Em caso de resultados negativos, quando as receitas não superarem as despesas, isso representa que o saldo da empresa não está equilibrado.

Eficiência

É importante que o gestor e demais responsáveis procurem compreender o conceito desse cálculo, pois, se houver um controle financeiro eficaz, você conseguirá avaliar como o seu capital girou.

Capital de giro é uma parte do investimento que compõe uma reserva de recursos que serão utilizados para suprir as necessidades financeiras da empresa ao longo do tempo. Esses recursos ficam nos estoques, nas contas a receber, no caixa, no banco, etc. É o conjunto de valores necessários para a empresa fazer seus negócios acontecerem (girar). Existe a expressão “Capital em Giro”, que seriam os bens efetivamente em uso.

A empresa conseguirá prever como capital de giro poderá girar no futuro, criando ambiente para possíveis investimentos ou despesas em potencial a favor da empresa.

Identificação de riscos

A partir desse domínio de cálculos, a empresa conseguirá prever riscos e despesas desnecessárias, além de alternativas de renda a partir do remanejamento de aplicações e outras fontes de entrada de recursos.

Lembramos ser necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam embasamento de informações que possibilitem um planejamento efetivo de atividades com alto nível de controle, como percentual de recebimento realizado, ou seja, do previsto a receber, quanto efetivamente foi recebido.

Informações

Ressaltamos que o bom processo de identificação e análise de dados financeiros permite ao controle de contas fornecer informações para tomada de decisões sobre os ativos mais importantes que a empresa dispõe.

Foto com mencionando a importância das informações para contas a receber

Conclusão

Nesse artigo enfatizamos o conceito, a prática e a necessidade do controle das contas a receber (recebíveis) para todo tipo de empreendimento. É fundamental manter esse controle financeiro atualizado continuamente.

Contas a receber é um fator importante para a existência e crescimento das empresas. Caso haja muitas contas a receber a empresa pode ser negligente em coletar o que deveria, perdendo receitas importantes para o hoje, mas cruciais para o amanhã.

Caso seja muito baixa, a empresa pode estar prejudicando as relações com os clientes ou não oferecendo condições de pagamento competitivas. Em geral, as contas a receber correspondem a mudanças nos níveis de vendas, para melhor ou para pior.

Em alguns momentos, as empresas concedem para alguns clientes com capacidade de crédito o pagamento das suas dívidas em dias, semanas ou até meses depois de terem recebido os serviços ou mercadorias da empresa. Estes casos são minoria mais existem no mercado atual.

O controle na tomada de decisões importantes ao negócio da empresa, como empréstimos, financiamentos,etc, é um aspecto que a liderança não pode de forma alguma relegar para o segundo plano.

Lembramos que a saúde financeira fornece a segurança necessária, para que as estratégias possam ser corretamente definidas e alcançadas pela equipe estratégica da empresa.

Saber cobrar e investir faz parte da saúde financeira da empresa.

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