Controle de Cheques Recebidos – Vital para a saúde financeira

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O que é um controle de cheques recebidos?

O controle de cheques é uma das principais atividades de gestão de contas do setor administrativo e financeiro de uma empresa. Além de organizar a entrada e saída de dinheiro em espécie na empresa, é fundamental ter atenção especial com outras formas de pagamento que a empresa recebe em suas transações comerciais.

Imagem de um cheque no sistema de controle de cheques

Para não perder qualquer tipo de informação, a empresa deve organizar esse tipo de gestão financeira para não perder nenhum dado e muito menos ter perdas financeiras.

Desvio de informações e de recursos financeiros é ruim em todos os aspectos para a empresa, podendo comprometer a administração e projetos futuros.

Neste artigo vamos explicar mais sobre esse tipo de controle específico e apontar as suas principais funções para a área de negócios.

Controle de cheques

Esse tipo de controle está presente na gestão financeira de uma empresa organizada. Para a empresa que possui esse tipo de recebimento é necessário ter um sistema capaz de controlar cada cheque emitido em transações de compra, venda  e fechamento de contrato.

A empresa, obrigatoriamente, precisa  controlar todos os cheques que circulam dentro da organização.

É importante estar atento a todos os cuidados que uma empresa precisa ter, lembrando que a redução de custos deve estar entre eles.

Tipos de controle

Além do controle manual, as empresas podem usar sistemas e softwares através dos quais a empresa poderá informar todos os dados de cheques recebidos e selecionar os que foram compensados ou não pelo banco.

Grandes empresas fazem uso de módulos de ERP (SAP por exemplo) para fazer este controle.

Esses sistemas apresentam layout de fácil utilização, e o seu controle é feito com simplicidade.

Contas a receber

Através de sistemas organizados o setor financeiro da empresa pode verificar a organização de recebimentos compostos de vários tipos de títulos, dentre eles: boleto, cartão, duplicatas, títulos em carteira (promissória) e cheques à vista ou pré-datados emitidos por clientes e parceiros.

O uso de sistemas de registros permite várias práticas importantes para eficiência da gestão financeira.

Benefícios iniciais do controle de cheques

O controle de cheques recebidos gera muitos benefícios como a facilitação da gestão para análise de resultados da empresa.

Também proporciona o acompanhamento das finanças, otimização de processos que devem ser executados e mais segurança para a gestão de contas a receber.

Evolução do mercado

Atualmente, tem sido comum o uso de cartão de crédito, cartão de débito e cartão pré-pago para a realização de transações comuns comerciais.

Porém, o uso de cheque ainda se faz presente, principalmente, em situações de emissão de pagamento de grandes valores ou pagamentos orientados por acordos contratuais.

Muitas empresas ainda aceitam pagamento através de cheque, apesar dos riscos. E para evitar determinados riscos a empresa deve ter um bom controle interno para evitar perdas.

Controle contas a receber por planilhas

Esse tipo de controle pode ser feito usando o Excel através da habilitação das macros.

Utilizando o Excel, é possível utilizar uma planilha simples com descrição de datas, valores e compensações. A planilha pode informar quantos cheques e valores foram recebidos de um determinado cliente e as datas de cada cheque.

Este tipo de planilha facilitará e muito a gestão de contas a receber.

Controle de cheques por programas automatizados

Em programas automatizados instalados no PC ou utilizados via internet, a empresa cadastrada por ter o controle e gerenciamento de toda a movimentação de cheques.

A maioria dos programas automatizados proporciona o controle de cheques verificando limites específicos por cliente e por emitente, tanto em quantidade de cheques quanto em valor, podendo também bloquear clientes ou emitentes com débitos.

Nos dias atuais há ate sistemas de gestão em nuvem, veja um exemplo:

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Veja matéria: Globo

Características de resultados de programas automatizados

Através dos programas automatizados, existem categorias de controle que podem ser especificadas pelo gestor de forma dinâmica como, por exemplo:

– Cadastro de Cheques Recebidos;

– Cadastro de Cheques Emitidos;

– Controle de depósitos de cheques;

– Controle de repasses de cheques.

No painel desses sistemas de gestão é possível verificar os limites de quantidades de cheques, valores financeiros e dados de cada tipo de cliente e emitente.

Possibilita também fazer o bloqueio de cliente ou emitente, cadastramento de fornecedores, datas de desconto de cheques, consulta de cheques por cliente ou emitente, geração de gráficos informativos e de relatórios.

Geração de relatório

Seja utilizando o Excel ou um programa automatizado, é importante gerar relatórios, podendo exportá-los em formato PDF ou para planilha de Excel.

Tipos de relatórios

Foto de mulher entregando cheque a ser computado no controle de cheques

Independente do formato ou da extensão do arquivo, os relatórios podem ser específicos para conter cada tipo de informação como, por exemplo:

– Listagem de Clientes;

– Listagem de fornecedores/favorecidos;

– Cheques emitidos no período;

– Cheques emitidos vencendo no período;

– Cheques emitidos à compensar;

– Cheques emitidos por Fornecedor;

– Cheques recebidos no Período;

– Cheques recebidos vencendo no Período;

– Cheques recebidos Devolvidos;

– Cheques recebidos Compensados;

– Cheques recebidos por Cliente;

– Cheques recebidos por Emitente;

– Cheques recebidos Repassados por cliente;

– Cheques recebidos Repassados por fornecedor;

– Cheques recebidos Repassados por data de vencimento;

– Cheques recebidos descontados por período;

– Cheques recebidos Depositados;

– Limites por Cliente e por Emitente.

Cuidados que a empresa deve ter

Mesmo tendo uma boa gestão de controle de cheques recebidos, é importante que a empresa tenha cuidados na hora de realizar uma venda ou demais tipos de transação financeira envolvendo esse tipo de pagamento.

Inicialmente, não é orientado mandar para o caixa da empresa cheques à vista, ou mesmo pré-datados para um ou dois dias.

Depositando um cheque à vista na data de hoje, ele pode levar de dois a três dias para ser compensado e sua empresa não pode contar com o dinheiro até ele cair na conta.

Portanto, enviar para o caixa não é indicado.

Título pendente

Ao receber esse tipo de pagamento, a empresa deve cadastrar como título pendente a receber. Dessa forma, os valores provenientes de cheque serão considerados corretamente no fluxo de caixa da empresa contando com uma regra específica  para a forma de pagamento.

Ainda refere-se ao tempo de compensação de acordo com a data de depósito.

Dados do pagador

É fundamental reter os dados do comprador. Porém, nem sempre o cheque será em nome do titular da compra, muitas vezes o seu cliente acaba efetuando o pagamento com cheque de terceiro ou da empresa compradora.

E caso o talão seja do próprio comprador é importante informar número de banco, número do cheque, conta corrente e número do celular.

O que fazer em casos de roubo?

Em casos de roubo, caso a empresa já tenha cadastrado os dados do cliente e do pagador, o setor administrativo terá as informações sobre todos os cheques que foram levados para tomar as providências necessárias evitando maiores perdas.

Casos de devolução

Quando um cheque é devolvido pelo banco a empresa poderá entrar em contato com o cliente antes mesmo de ter o cheque em mãos.

Organização de histórico

A empresa que organiza esse tipo de controle terá sempre disponível os títulos baixados, o histórico referente  aos cheques já recebidos e demais dados.

Por exemplo, caso a empresa repassou o cheque para um fornecedor, poderá rastrear para quem foi entregue.

Órgãos de proteção ao crédito (contas a receber)

É importante fazer a consulta em órgãos de proteção ao crédito, essa atitude pode ajudar na redução da inadimplência e dar mais confiabilidade de que o fluxo de caixa realmente irá se cumprir.

Em casos de erros, principalmente, com fornecedores, a empresa poderá ser responsabilizada a pagar juros e multas bancárias.

Dessa forma, a consulta aos órgãos de proteção ao crédito serve para que seja feita uma avaliação do perfil do comprador.

As exceções de consultar ou não dependerá do histórico de confiança de cada tipo de pagador. É necessário ter muita atenção com novos clientes.

Benefícios consolidados

A aplicação desse tipo de controle ajuda a empresa ter cuidados com inadimplência, prazos de pagamento na venda em comparação com prazos do fornecedor, margem de lucro, custos fixos e variáveis, entre outros.

Muitas vezes um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença, e as boas atitudes podem ajudar bastante na organização da empresa.

O uso de cheques no mercado

Entre os anos 1995 e 2015, a utilização de talão de cheque como meio de pagamento reduziu cerca de 80%. Em vinte anos, esse modelo de pagamento foi perdendo terreno para o cartão de crédito e débito e para o boleto bancário.

Mas, apesar da queda, esse tipo de pagamento representou, segundo a Federação Brasileira de Bancos, mais 755,8 milhões de pagamentos.

Perante esse cenário, muitos empresários ficam em dúvida se devem ou não fazer uso de cheques em seu negócio em virtude da segurança.

Mais informações sobre história do cheque em: https://www.monografias.com/pt/trabalhos906/cheque/cheque.shtml

Aceitar cheques é vantajoso?

Para grandes valores sim. Mas cada caso é um caso. Caso a empresa lida com produtos ou serviços com grande valor comercial, o uso do cheque pode ser indispensável para viabilizar uma venda.

Geralmente, boa parte dos clientes possuem limites não muito elevados de crédito no cartão ou não gostariam de comprometer seu crédito rotativo.

Por outro lado, o cheque preenchido e assinado apresenta com clareza as compras de grande valor e a responsabilidade pelo pagamento.

Considerando essa possibilidade, possuir um documento com uma assinatura do responsável pelo pagamento torna mais fácil identificar a pessoa e agilizar o processo de quitação de pendências.

Em casos de processos judiciais haverá provas favoráveis às empresas que venderam algo e não receberam.

Outras vantagens

Quando uma empresa vende para outra empresa (B2B), utilizar esse meio de pagamento pode ser destacado como uma boa vantagem, ele não compromete os limites de crédito do cliente e por funcionar quase que como uma linha de crédito alternativo.

Dessa maneira, a utilização de cheques pode ser apresentada como um diferencial competitivo e um acelerador de vendas.

Valores do contas a receber

Em caso de antecipação de recebíveis, a empresa que possui problemas com seu capital de giro pode utilizar os cheques na modalidade de antecipação de recebíveis para obter crédito ou financiamento junto às instituições financeiras.

Nessa natureza de negociação, a empresa pode vender seus cheques pré-datados para os bancos ou para as empresas de factoring, que são instituições que antecipam o crédito cobrando uma taxa sobre o valor total do documento.

Porém, cada taxa pode variar de 2,20% a 7% sobre o total. Ao mesmo tempo, ela se compromete a não realizar a compensação do cheque antes da data acordada.

A empresa que recebe e possui cheques pré-datados pode ser uma boa alternativa para conseguir crédito adicional em momentos de dificuldades com o caixa.

Outras orientações

Além dos procedimentos de controle de cheques, é importante ressaltar determinados tipos de orientações quando a empresa opta por aceitar esse tipo de pagamento.

Imagem de Cheque do controle de cheques

Como já relatados, é importante verificar o histórico cliente. Para facilitar essa rotina de consultas, o Banco Central criou o Cadastro dos Emitentes de Cheques sem Fundos, no qual os bancos são obrigados a informar todos os seus clientes que tenham seus cheques devolvidos por falta de fundos ou nome sujo.

É muito útil usar alguns serviços de validação de crédito por ser bastante útil para uma análise mais profunda do perfil de inadimplência do cliente.

Fique atento ao preenchimento correto do cheque, pois certos erros de preenchimento, rasuras ou incompatibilidade da assinatura do emitente podem invalidar o cheque e impedir que o banco faça a sua compensação.

Em relação ao valor numérico, os proprietários do talão escrevem o valor entre “#” para indicar o espaço destinado ao valor e evitar rasuras ou inclusão de novos números. Quem recebe precisa avaliar se o valor está escrito corretamente e se ele indica os centavos.

O valor escrito deve ser correspondente com valor numérico, pois os erros ortográficos não o invalidam, e os centavos não precisam ser citados.

Caso pretenda utilizar o cheque para realizar novas transações, como a antecipação de recebíveis o campo “destinatário” deve ficar em branco.

Caso contrário, solicite ao cliente incluir o nome do titular da conta onde o cheque será compensado para que somente essa pessoa ou empresa possa realizar a compensação.

E, ainda, informações como cidade dia, mês e ano de emissão do cheque são fundamentais para determinar sua validade. E toda cheque deve ser assinado pelo seu titular.

Conclusão

Portanto, através deste artigo, buscamos apresentar as principais orientações de controle para a empresa que ainda atua comercialmente com a aceitação de cheques como meio de pagamentos.

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