Lean Office – Conheça 5 grandes benefícios desta metodologia

O que é o Lean Office?

Lean Office, no contexto de negócios, é uma ‘filosofia’ que ajuda as empresas a trazer valor aos clientes mais rápido e melhor, executando os mesmos processos de forma mais inteligente do que antes.

lean office

Numerosas definições são fornecidas em diferentes fontes para este termo, mas ele poderia ser descrito da seguinte forma:

O Lean Office é uma metodologia que enfoca a melhoria dos negócios, concentrando-se na remoção de todo o desperdício nos processos da empresa.

Os principais objetivos de maior entendimento dos procedimentos, e ganho de melhoria são alcançados principalmente usando os recursos que uma empresa já possui. O conceito Lean Office é principalmente implementado em indústrias, mas também pode ser praticado nas empresas do setor de serviços ou na sua vida pessoal.

Princípios Lean

Conforme definido pelo ‘Lean Enterprise Institute‘ (Princípios do Lean), existem cinco princípios essenciais do lean que deverão ser seguidos para implementar com sucesso as técnicas enxutas:

1) O valor deve ser estimado do ponto de vista do cliente.

2) Medidas claras de fluxo de valor (etapas do processo) devem ser definidas para eliminar procedimentos que criam somente resíduos.

3) As etapas do processo devem estar alinhadas e balanceadas para atender o cliente.

4) Com as etapas do processo bem balanceadas, e sem desperdícios, caberá ao cliente “puxar” o processo solicitando produtos.

5) Depois dos quatro princípios serem implementados, o negócio inicia o processo desde o início, e repete até que a perfeição seja alcançada, o que significa que nenhum desperdício é deixado para trás.

Há também vários pontos que também são uma parte intrínseca do conceito Lean, e precisam ser considerado tanto quanto os cinco princípios básicos originais.

Em primeiro lugar, o Lean deve ser implementado diariamente sem os intervalos entre eles, pois só traz valor verdadeiro quando usado de forma sustentável e contínua.

O negócio deve evoluir em uma base constante.

Em segundo lugar, a mudança na cultura corporativa, e o modo diferente de pensar dos trabalhadores e da administração, não resultarão em resultados a longo prazo.

Assim, todo membro da equipe precisa estar envolvido no processo.

Em terceiro lugar, o uso de recursos é estritamente tratado, pois a empresa deve descobrir como lidar com processos com o que já tem, em vez de trazer fontes externas.

Além disso, o conceito Lean atua no interesse de todos os principais interessados, incluindo os trabalhadores.

Benefícios do Lean Office

Embora os procedimentos Lean existam há algum tempo, juntamente com outros procedimentos de qualidade, como o Seis Sigma, o fascínio no Lean Office tem sido recente devido ao crescimento da indústria de serviços em todo o mundo.

Vantagens de um Lean Office são extremamente fáceis de coletar, mas se você ainda não tem certeza sobre as vantagens deste método que revelou enormes melhorias em escritórios em todo o mundo, aqui estão algumas vantagens resumidas que podem convencê-lo nessa direção:

Melhora a eficiência:

A execução de processos enxutos no escritório simplesmente não aumenta a eficiência do escritório marginalmente, ele melhora em até 90% às vezes!

Esta é realmente a razão principal de muitas empresas implantarem o Lean Office, além de também contribui para reduzir despesas.

Aumento do Moral

Quando se trabalha num ambiente organizado e bem planejado, associado a eficientes processos, o resultado é que as pessoas se sintam muito bem de fazer parte de algo assim proporcionado pelo Lean Office.

Referências

A grande contribuição da padronização no Lean Office é inegável, mas cabe ressaltar que a padronização é implantada depois que os processos são revistos e tem os desperdícios eliminados.

Qualidade

A qualidade é um conjunto de fatores que certamente este método contribui, como aparência do ambiente de  trabalho, eficiência nos processos para atendimento ao cliente, produtividade, clima do ambiente, etc.

Valorização das Pessoas

Não adianta forçar o uso de procedimentos ou padrões para alguém fazer, pois isto será feito somente por um tempo, e depois abandonado. O importante no método que estamos vendo é a participação efetiva das pessoas na análise, redesenho dos processos e definição dos novos fluxos e procedimentos.

Atuando desta forma, as pessoas se sentirão parte da solução e se comprometerão com o que for implantado.

Ferramentas do Lean

A metodologia Lean inclui um conjunto de ferramentas fortemente associadas a eliminação de desperdícios.

Lean Office

Cada empresa deve criar sua própria lista de ferramentas básicas do Lean, dependendo de suas necessidades, porque é a combinação certa de ferramentas e uma liderança forte que permitirão  alcançar o sucesso do Lean.

Kaizen

Kaizen é uma filosofia que diz que o avanço deve ser alcançado pela introdução de uma cultura corporativa, com trabalhadores unidos que acreditam e atuam para a melhoria de seus negócios.

As ações que são feitas sob a filosofia Kaizen são denominadas como “eventos Kaizen”.

O evento Kaizen normalmente consiste em 3 etapas distintas:

Preparação: define qual o objetivo evento, time, local, logística, etc….

Execução: semana onde realmente se faz o DMAIC acelerado, ou seja, a Fase Definir à Controlar são feitas em uma semana.

Controle: cuidados para que todas as ações sejam implantadas,e que os resultados se sustentem.

5S

5S é um programa que gera condições para os funcionários possam contribuir para a criação do Lean Office.

O programa é chamado ‘5S‘ porque consiste em cinco etapas: classificação, ordenação, brilhar, padronizar e sustentar.

A classificação é sobre a exclusão e descarte de itens inúteis na área de trabalho.

Itens que são jogados fora são aqueles que não foram usados ​​por um certo período de tempo.

A ideia por trás de ordenar é que cada coisa tem o seu lugar! Infelizmente, muitas empresas esquecem este princípio muito simples.

Por causa disso, o escritório está desordenado, e leva tempo até que os documentos necessários sejam encontrados.

O Lean Office não pode arcar com esses resíduos, portanto, cada item precisa ter seu lugar. Armário especial e prateleiras podem ser usados ​​para trazer ordem ao escritório.

Lean é impossível sem limpeza, e o escritório precisa estar limpíssimo, até os degraus.

A etapa ‘Padronizar‘ é realizada por um conjunto de regras definidas que garantem a ordem neste no local de trabalho.

Durante o passo “sustentar” a cultura das pessoas está mudando, e elas se ajustam a novas regras.

Trabalho Padronizado

O trabalho padronizado é mais um método de trabalho do que uma ferramenta.

Inclui a descrição de uma equipe, ferramentas, equipamentos, padrões e qualidade, tempo, habilidades e também a sequência de atividades necessárias para realizar o trabalho com êxito.

O objetivo do trabalho padronizado é registrar um processo que é feito de um conjunto de atividades que são definidas como melhores práticas. O uso de métodos de trabalho padronizados reduz a variabilidade

Procedimento evita erros, o que facilita o treinamento de novos funcionários, e, além disso, serve como base para melhoria continua.

A documentação é atualizada regularmente, e novas técnicas de execução de processos são desenvolvidas.

Kanban

Kanban é uma ferramenta para gerenciamento e controle visual de fluxo. Pode ser um cartão, dispositivo ou qualquer outro meio visual para indicar sobre a necessidade de repor material.

O exemplo real da vida do Kanban pode ser visto em qualquer supermercado no caixa:

Quando alguém compra chocolate, passa pela máquina que faz a varredura e o sistema automaticamente abate a quantidade de chocolate comprada do estoque total de chocolates desta loja.

Quando este nível atinge um valor mínimo específico, o sistema avisa da necessidade de repor o estoque. Há sistemas mais desenvolvidos que além de alertar para que reponham o produto na prateleira, ele também dispara a solicitação para os fornecedores.

Dessa forma, uma certa quantidade de itens sempre estará a disposição do cliente.

Kanban é um ótimo instrumento de visualização do escritório que é essencial para a noção de Lean Office. A visualização permite que a empresa tenha mais controle e compreensão sobre a situação e evite problemas, como a falta de itens ou falhas na implementação de documentos importantes.

KPI

O KPI ou Key Performance Indicator é uma métrica ou um conjunto de métricas que ajuda a monitorar os processos

O KPI é um instrumento poderoso, e pode influenciar o comportamento dos funcionários, para que eles ajam como planejados, sendo que pode ser associado a um trabalhador, produto / serviço ou para toda a organização.

Todo tipo de KPI deve estar inter-relacionado com os interesses e objetivos do negócio.

Ele pode ser projetado de acordo com as práticas da empresa, mas deve ser ajustado. Não há necessidade de seguir tendências ou copiar algo que foi sucesso em outra empresa, pois cada empresa tem suas condições especiais que afetam suas ações e, portanto, influenciam as métricas de controle que devem ser implementadas.

A empresa deve evitar o uso de muitos KPIs, uma vez que eles funcionam como um “painel do carro”, que deve conter somente objetivos principais para evitar se perder num mar de indicadores.

Eliminação de Desperdícios

O Lean Office deve fazer uso do conceito da Toyota que prega os 7 desperdícios que devem ser eliminados de qualquer atividade. Adicionamos um à mais que são as pessoas.

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Defeitos

Defeitos, retrabalho, erros – são todos desperdícios.

É simples quando a falha é óbvia, por exemplo um brinquedo com uma perna quebrada, então a empresa pode consertá-lo antes que o cliente o veja.

A capacidade de corrigir erros, antes que o item seja entregue ao consumidor, não significa que esse tipo de desperdícios seja bom; Não é tão difícil lutar com isso.

Quando o defeito é algo menos óbvio, a empresa não deve combatê-lo por conta própria, mas sim envolver os clientes cuidadosamente.

A informação também pode ser um tipo de defeito: se é imprecisa ou não, leva a um erro ou implementação imprecisa de procedimentos.

A utilização da técnica ” à prova de erros (poka-yoke)” é um excelente método para evitar estas falhas, sendo a idéia principal que não ocorram falhas.

Transporte

Qualquer movimento que não seja diretamente necessário para a produção é um desperdício.

Transporte é uma perda de tempo, e além disso, com muito movimento,que pode virar uma ameaça para o produto que esta sendo transportado, pois pode ser danificado.

Às vezes o transporte não pode ser removido totalmente, e neste caso deve ser minimizado.

Pessoas

Se a superprodução é considerada o pior tipo de desperdício, então a subutilização da capacidade das pessoas deveria ser o segundo pior desperdício.

Não usar pensamentos, habilidades, conhecimentos e também o timing de indivíduos talentosos e experientes, é uma grande perda para qualquer empresa.

Na verdade, o uso oportuno do cérebro do trabalhador pode ser o remédio para a maioria dos problemas e desperdícios da empresa: pessoas inspiradas compartilham suas ideias com a direção e ficam emocionadas ao ver que são ouvidas.

No entanto, se as pessoas forem ouvidas, isso não indica que não há desperdício.

Essa prática deve ser interrompida se a empresa quiser continuar seu caminho até o atingimento das suas metas.

Excesso de Produção

Superprodução ou excesso de produção acontece quando mais produtos além do necessário, sendo a principal ideia produzir para um futuro pedido do cliente.

Há em algumas empresas a teoria de que equipamento não pode ficar parado, e desta forma se acaba produzindo para um eventual cliente num futuro incerto. Mas o maior problema além de deixar o material no estoque, que na realidade é dinheiro parado, é que este tipo de estratégia também causa problemas como defeitos por manuseio, retrabalho, espera, etc.

Processamento Desnecessário

As pessoas hoje têm uma tendência a tornar as coisas mais complexa do que realmente são, e empresas fazem o mesmo.

Super processamento é quando a empresa adiciona mais valor ao produto do que o cliente realmente pediu ou precisa, o que normalmente leva a desperdícios, e por vezes insatisfação do cliente.

Imagine que uma pessoa comprou um carro na cor preto sólido, e a empresa para agradar pintou de preto perolizado. Há dual possibilidades neste caso, mas em ambas a empresa perde: primeira, o cliente pode detestar, ou o cliente pode gostar, mas mesmo assim a empresa gastou algo que não precisava.

Estoque

Há três tipos de inventários ou estoques a saber:

Estoque inicial: materiais que ficam no início de qualquer processo aguardando para serem usados.

Estoque em processo: também chamado de WIP Working in Process é o estoque intermediário que fica no processo, antes de cada operação ou etapa.

Estoque acabado: material pronto no estoque.

Qualquer um dos estoques acima descritos pode ser um grande desperdício se não estiver na quantidade correta, podendo também ocasionar problemas secundários como defeitos, problemas de qualidade, mais movimentação, mais transporte e mais pessoas para cuidar.

Movimentação

Toda movimentação que não adiciona valor ao produto, processo ou serviço é um desperdício puro. Há vários casos nas empresas atuais onde empilhadeiras ficam quase o dia inteiro movimentando materiais de um lado para o outro, que seja para estocar ou para encontrar um dado produto. Em todas as situações isto é desperdício.

Retrabalho

A meta de qualquer empresa deveria ser produzir uma vez o produto com a qualidade, preço e prazo esperados pelo cliente. Mas há empresas onde existe a área de retrabalho onde funcionários refazem o que deveria ter sido feito correto.

Conheça mais sobre o Yellow Belt: https://www.gradusct.com.br/treinamentos/yellow-belt-o-que-e/

Saiba mais em: https://www.gradusct.com.br/?p=7866&preview=true

TPS - Sistema Toyota de Produção

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