Project Charter, Project DefinitionProject Statement ou Termo de Abertura do Projeto – TAP. Tanto faz o nome. Esse é o documento que define as regras do jogo. Autoriza formalmente o projeto e funciona como contrato, que formaliza o acordo entre a equipe que vai executá-lo com o Belt responsável e os gestores da empresa.

A ferramenta é vital na fase inicial de definição do projeto e deve ser elaborada tão logo os alinhamentos sobre os objetivos, foco, assim como o cronograma, escopo e metas forem estabelecidos.

Quanto mais completo for o Project Charter, mais ‘peso’ e valor ele ganha como documento ativo, que pode ser usado como meio de negociação para conseguir mais tempo junto aos gestores. Ele também mantém a atualização da equipe sobre o projeto, e pode ser a ferramenta do Master Black Belt para evitar problemas durante os processos, de maneira proativa e não reativa.

 

Project Charter é o contrato do projeto

O que o Project Charter precisa ter? 

  • Título do Projeto
  • Data de elaboração do contrato
  • Nome do Sponsor
  • Equipe e o detalhamento das atividades de cada membro
  • Descrição do problema
  • Objetivos
  • Escopo do projeto
  • Descrição das etapas do projeto
  • Indicadores
  • Resultado Financeiro do projeto
  • Cronograma

 

Para que a elaboração do projeto faça o mesmo sentido para todos, é interessante preencher cada um dos itens, ordenadamente.

É fundamental apresentar os objetivos de maneira clara, especificando o que é esperado da equipe e detalhando as atividades de cada membro. Liste quem são os responsáveis por cada etapa. Dessa maneira, o engajamento e o comprometimento tendem a ser maiores e os envolvidos também se sentem seguros para tirar dúvidas ou sinalizar se será necessário reforço ou auxílio em algum ponto definido.

A descrição do problema precisa mostrar pontos levantados pela voz do cliente, assim fica claro o ponto de vista dele para o problema. O mesmo vale para a atenção quanto ao seu ponto de vista, como líder do projeto; assim como o ponto de vista de clientes internos e externos para o problema.

A definição do escopo é outro ponto importante. Além de detalhar tudo o que deve fazer parte do projeto, preocupe-se em discriminar aquilo que não faz parte do projeto. O Project Charter também deve ter o indicador do projeto, sua periodicidade e valor atualizado.

O comportamento histórico do processo poderá ser ilustrado com um gráfico de séries temporais, por exemplo, assim como o cronograma deve conter datas de início e término de cada etapa do método DMAIC. Esses cuidados validam o que o Project Charter descreve e o documento deverá ser impresso e assinado por todos os membros da equipe e Sponsor.

O termo de abertura do projeto é um documento vivo, portanto, enquanto as análises e investigações vão evoluindo e os ganhos reais vão sendo identificados, pequenas alterações podem ser necessárias para ajustar por exemplo datas, ganhos, etc.

 

Elementos do Project Charter

 

  1. Business case: é a descrição do motivo pelo qual o projeto deve acontecer e define seu benefício mensurável, ou seja, quantifica as vantagens da sua realização e detalha como se alinha à estratégia e metas do Negócio.
  1. Declaração do problema: é a explicação específica do problema, focada nos sintomas que serão abordados pela equipe. Precisa ser objetiva e direta ao problema, inteligível e clara, de forma que não gere dúvidas depois de ser lida.
  1. Metas e objetivo específico: a declaração de meta e objetivos específicos refere-se diretamente aos resultados previstos do projeto. Deve conter o detalhamento dos alvos característicos do projeto, aqueles que são necessários para alcançar o propósito geral esperado.
  1. Fatores críticos de sucesso: aqui será preciso mostrar claramente as restrições e limitações do projeto. Nesse item são esclarecidos os pontos que podem afetar a equipe no esforço de concluir o projeto com sucesso, documentando os riscos inerentes a cada etapa.
  1. Escopo do projeto: é o trabalho que será realizado, com os limites do projeto e suas características específicas. É o item que descreve as condições de realização, identifica os parâmetros cobertos ou não cobertos pelo projeto.
  1. Plano de trabalho: são os principais marcos do projeto, aqueles que podem ser identificados com gráficos. O plano de projeto responde às questões chave como: ‘quem?’, ‘o que?’, ‘onde?’, ‘quanto?’, ‘como?’ e ‘quando?’. Essas perguntas podem ser definidas pela sigla em inglês – 5W2H, que determinam as ações a serem executadas.
  1. Estrutura da equipe: são as pessoas que vão realizar o projeto, incluindo gerentes, líderes, gestores, membros da equipe. É vital definir nesse item as funções de cada um, descrevendo-as de maneira clara e objetiva.
  1. Sponsor: a definição de quem será o maior beneficiado pelo projeto é fundamental para que se tenha o apoio e direções adequadas no curso do projeto. Dentre suas funções também estão a remoção de barreiras e a aprovação do projeto.
  1. Aprovação: após devidamente preenchido, o Project Charter precisa ter a aprovação do sponsor.
  1. Resultado financeiro: quanto o projeto vai gerar de benefício financeiro para a empresa.

 

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