5w2h: O que é e como utilizar?

Sabemos que um empreendimento surge a partir da identificação de uma oportunidade, necessidade e da ideia do empreendedor. Para a realização de um negócio é necessário desenvolver um produto, organizar uma equipe, reunir recursos e traçar um plano estratégico. No modelo de negócio, o empreendedor pode incluir a ferramenta 5w2h para otimização de recursos e informação.

5w2h

A elaboração do modelo de negócio e a gestão do negócio poderão atingir um objetivo de modo mais equilibrado com a aplicação da ferramenta 5w2h que ajuda a organizar informações, distribuir atividades e analisar resultados.

O que é 5w2h?

Referida como uma ferramenta de planejamento, o 5w2h compõe o processo de checklist de determinadas atividades a serem desenvolvidas de forma eficiente por todos os membros da equipe.

O 5w2h são iniciais em inglês referentes às sete diretrizes que guiarão um conjunto de informações ao longo do processo de realização de uma atividade.

Significado do 5w2h

As diretrizes dessa ferramenta delimitam as funções ao redor de determinado projeto e significam:

5w2h

– What ? – O que será feito?

– Why? – Por que será feito?

– Where – Onde será feito?

– When – Quando ?

– Who – Por quem será feito?

– How ? – Como será feito?

– How much? – Quanto vai custar?

Metodologia 5w2h

A ferramenta 5w2h é que visa buscar e reunir respostas para as sete perguntas que nortearão as ações e as atividades do negócio. As respostas ajudam a equipe a mapear as atividades que auxiliarão a seguir todas as etapas do projeto.

Encontrando e seguindo as respostas, o empreendedor junto com sua equipe, simplificará de forma ordenada todos os passos do projeto, efetivando a execução de todos os pontos planejados.

O 5w2h no cotidiano de uma empresa

A aplicação da ferramenta facilita o dia a dia de uma empresa, a distribuição de responsabilidades e a definição de objetivos. Permite clareza em identificar o tempo necessário de realização do projeto e de recursos.

O 5w2h deve ser aplicado somente no início do projeto?

A ferramenta deve ser aplicada no início do desenvolvimento de um projeto de negócio, e pode ser mantida no decorrer do desenvolvimento do mesmo, como forma de manter a eficiência e os resultados da empresa.

A execução do 5w2h ajuda na implementação de projetos de empresas, modelos de negócios, desenvolvimento de produtos e serviços, pesquisa, distribuição e desenvolvimento de soluções.

Benefícios do 5w2h

A execução das diretrizes dessa ferramenta ajuda no controle das tarefas de sua empresa gerando:

– Economia de tempo;

– Aumento da produtividade;

– Economia de recursos;

– Clareza no planejamento das atividades;

– Organização da equipe;

– Orientação das atividades;

– Determinação dos objetivos;

– Análise dos resultados.

Clareza nas atividades

A aplicação do 5w2h gera economia de tempo e recursos, isso ajuda a otimizar as forças internas do projeto e da organização. As dúvidas iniciais que existem sobre determinado projeto são superadas de forma profissional, e a empresa consegue quantificar benefícios.

Saber o que fazer, como fazer e onde deseja chegar é necessário para aprofundar os objetivos reais que a empresa busca. Essas respostas amadurecem as atividades e otimizam recursos.

Orientação para a equipe de trabalhos

A execução de tarefas seguindo os passos dos 5w2h orienta os envolvidos em um determinado projeto, pois cada membro da equipe saberá o que fazer, quando, onde, como, por que, de forma, etc.

Muitas vezes, numa empresa, há uma grande desperdício de tempo quando os funcionários e colaboradores não sabem ao certo o que devem fazer dentro de uma empresa, ou quando sabem, fazem de maneira superficial. A orientação aliada à experiência da execução das tarefas melhora o trabalho dos colaboradores.

Diferencial para o desenvolvimento do negócio

Ao desenvolver um projeto orientado pelas diretrizes do 5w2h, o empreendedor consegue visualizar as competências de sua equipe na execução de cada etapa do projeto e das realizações das tarefas.

Essa maneira de organizar o cumprimento e a divisão das tarefas, gera economia de tempo e de recursos tornará a empresa mais competitiva e geradora de qualidades produtivas no mercado.

O 5w2h no processo corporativo

Antes de aplicar a ferramenta, é necessário ter conhecimento e visão sobre cada atividade a ser executada com o planejamento do 5w2h. A ferramenta também pode ser utilizada para o processo de contratação de pessoal e para a formação de estruturas corporativas.

A empresa ao contratar um gerente de marketing poderá utilizar as perguntas para definir a necessidade da contratação da seguinte maneira:

– What ? – O que será feito? Resposta : Contratar um gerente de marketing.

– Why? – Por que será feito? Resposta: Para ajudar no planejamento de vendas.

– Where – Onde será feito? Resposta: Na sede da empresa.

– When – Quando ? Resposta : No próximo semestre.

– Who – Por quem será feito? Resposta: Pela direção da empresa.

– How ? – Como será feito? Resposta: Através de seleção e entrevista

– How much? – Quanto vai custar? Resposta: Salário mensal na média de mercado.

Outras ferramentas de complementação

Depois de responder todas as perguntas que direcionarão as tomadas de decisão e a execução de tarefas, a empresa pode elaborar outras ferramentas orientadores como:

– Tabela explicativa;

– Cronograma;

Gerenciamento de Projetos;

– Plano estratégico para cada ação ou tarefa;

– Redigir um resumo de cada tarefa para orientar cada setor;

– Redigir relatórios depois da execução de cada tarefa.

Aplicação complexa e aplicação simplificada

Dependendo da abrangência de seu negócio, do tamanho da empresa e da complexidade das tarefas o gestor poderá simplificar ou aprofundar a aplicação dessa ferramenta.

Independente, da simplificação ou complexidade do processo, a aplicação do 5w2h tornará mais fácil a realização de cada tarefa, tornando as tomadas de decisões mais embasadas, gerando agilidade e economia de tempo na empresa.

Quando aplicar a ferramenta?

Além de aplicar a ferramenta 5w2h no desenvolvimento de projetos e planos de negócios, a mesma pode ser utilizada no processo de pesquisa corporativa, pesquisa acadêmica, elaboração de projeto acadêmico, trabalho acadêmico, na formação profissional, na construção de uma casa, no planejamento de uma casa, na contratação de um profissional, entre outros processos de atividades.

Tenha em mente que a ferramenta visa melhorar o planejamento de qualquer tipo de atividade e, no caso de uma empresa, ajuda a otimizar recursos, tempo e resultado seja qual for a natureza da empresa, podendo ser aplicada numa startup de aplicativos, numa multinacional ou num pequeno negócio de bairro.

Quando aplicar a ferramenta na empresa?

A ferramenta 5w2h pode e deve ser aplicada em diferentes situações. Há casos de gestores que conhecem muito a aplicação dessa ferramenta que, antes mesmo de redigir um novo planejamento já visualiza mentalmente o uso do 5w2h para tomar decisões rápidas antes de descrever um novo conjunto de ações na empresa.

Geralmente, a ferramenta pode ser aplicada:

– Na compra de uma nova máquina;

– Na venda de uma máquina antiga;

– No processo de recrutamento e seleção de pessoal;

– Na fidelização de clientes, entre outros usos.

O empreendedorismo e o 5w2h

Empreender ideias, projetos e elaboração de um plano de negócio é um desafio constante para o empreendedor. Seja dentro de uma empresa onde você trabalha ou em seu próprio negócio, a aplicação do 5w2h ajuda a tornar o seu negócio a crescer e a evoluir.

No decorrer do desenvolvimento de um negócio com potencial de crescimento, a sua viabilidade também gera demandas, novas tarefas e permanente processo de controle.

Você pode ser o único responsável pelo projeto e experimentar a aplicação dessa ferramenta para manter a eficiência do mesmo. Responda as questões de maneira direta e use as respostas para orientar parceiros.

O melhor caminho para o projeto

O melhor caminho para o projeto é levantar dados, reunir informações, organizar informações, formar a equipe de trabalho e planejar o cumprimento das tarefas.

As atividades consomem tempo e recursos de uma equipe de trabalho. No decorrer da realização de uma tarefa, para não haver perda de tempo e dos recursos investidos é necessário revisar as perguntas e as respostas para a orientação de cada atividade.

Inclua o 5w2h em seu projeto como forma de profissionalizar o ritmo de execução de cada iniciativa do projeto. Essa atitude fará uma grande diferença no ganho de tempo e na aquisição de resultados positivos.

Em tempos de excesso de informações, organizá-las é uma obrigação. E nos momentos de busca de novos objetivos é necessário organizá-los sabendo onde o seu projeto pretende chegar gerando soluções e retorno.

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