5S: Entenda este programa e confira os detalhes desta técnica de sucesso!

5S é o nome de um método de organização de trabalho que usa uma lista de cinco palavras japonesas:

SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE

5s é um programa estruturado para atingir o melhor de forma sistemática, com organização, limpeza, padronização e um bom local de trabalho.

O programa 5’s surgiu no Japão nas décadas de 50 e 60 após a segunda guerra mundial, quando pesquisadores começaram a estudar o segredo do sucesso das empresas japonesas, e foi Hiroyuki Hirano que desenvolveu uma abordagem para os sistemas de produção.

5s acabou sendo aceito e difundido dentro e fora do Japão, passando a ser o mais impressionante ‘método’ para aumentar a produtividade e qualidade com e através de pessoas.

No início, o 5s acabou sendo um “segredo“ muito bem guardado, pois colocava as empresas japonesas em destaque no mercado de fabricação de automóveis, uma vez que muitos gerentes ocidentais viajavam para conhecer esta nova abordagem pela primeira vez, e acabavam considerando a experiência esclarecedora e impressionante.

Hirano forneceu uma estrutura para programas de melhoria e apontou uma série de etapas identificáveis, cada uma baseada em sua antecessora.

Consistência: entenda a importância de praticá-la!

O 5S enfatiza como organizar um espaço de trabalho para eficiência e eficácia, identificando e armazenando os itens utilizados, mantendo a área organizada. Mas há muito mais benefícios, pois o 5S:

  • Simplifica o trabalho
  • Aumenta a produtividade (menos tempo procurando e esperando)
  • Reduz despesas
  • Aumenta a velocidade na qual os serviços e produtos podem ser entregues
  • Propicia um local de trabalho mais seguro
  • Reduz a frustração da força de trabalho
  • Melhora o moral
  • Constrói o orgulho no local de trabalho
  • Cria a confiança do cliente
  • Reduz a exposição ao risco (legal, financeira, acreditação)
  • Facilita a formação de novos funcionários
  • Torna os problemas visíveis.

E todos estes benefícios trazem uma consistência para as entregas ao cliente, para a produção e execução de tarefas, evitando acidentes e dando mais previsibilidade aos processos.

O que são os 5S?

O 5S enfatiza como organizar um espaço de trabalho para eficiência e eficácia, identificando e armazenando os itens utilizados, mantendo a área organizada. Vejamos cada um deles:

  1. Classificar (Seiri)

  •  Distinguir claramente itens necessários de itens desnecessários.
  • Itens Desnecessários: significa que você remove do local de trabalho todos os itens que não são necessários para a produção atual;
  • Itens Não-Essenciais: significa que você remove de dentro do local de trabalho itens utilizados ocasionalmente;
  • Itens Essenciais: itens utilizados com grande freqüência devem, preferencialmente, ficar próximo ao posto de trabalho, porém de forma organizada e identificada.

 

  1. Ordenar (Seiton) (também conhecido como Simplificar)

  • Manter os itens necessários no local correto, ou seja, significa que você organiza os itens que são necessários na área e os identifica ou etiqueta para que qualquer pessoa os encontre ou jogue fora;
  • A palavra chave é “qualquer pessoa“.

 

3.Brilhar (Seiso) (também conhecido como Varrer)

  • Enfatiza a remoção de sujeira, fuligem e pó da área de trabalho. Este é um programa para manter a área limpa de entulhos e arrumada;
  • Pergunte “Cinco” vezes “porque?”;
  • Este processo fará com que você descubra a causa raiz do que está contaminando seu local de trabalho;

 

4.Padronizar (Seiketsu)

  • Significa criar um modo consistente de implementar as tarefas que são realizadas numa base diária, incluindo: ”Classificar”, ”Ordenar” e “Brilhar”. “Faça sempre as coisas certas do modo certo!“- Comunique os padrões de limpeza- Defina os padrões visuais- Defina as práticas de trabalho

 

5.Manter (Shitsuki) (também conhecido como Auto-Disciplina)

  • Significa que o programa 5S tem uma disciplina que assegura o seu sucesso continuado. Manter significa que a mentalidade 5S está impregnada no trabalho e procedimentos diários;
  • Não deixe que se torne mais um “item do dia”

5s

Implantação Programa 5s

  1. Garanta que o Programa tenha suporte

O 5S é um programa, e não uma atividade isolada e pontual, mas sim um conjunto de atividades que são divididas em fases para garantir uma boa implementação do 5S.

É vital que tenha o apoio da alta direção e da liderança.

O apoio é muito mais do que palavras, mas sim atitude, sendo boa prática ter a liderança participando das primeiras horas do primeiro kaizen na empresa.

Sem suporte o 5S se tornará mais uma moda que vai chegar e passar, então, entenda que a liderança da empresa tem que apoiar o programa, e isto começa pelo número 1 da empresa, quer seja Presidente, Diretor ou Gerente.

  1. Escolher a área piloto e a equipe

A recomendação é que se escolha uma área piloto para iniciar o programa e tenha o escopo e as premissas bem claras, e esta área precisa ter as condições ideais para que o piloto seja um sucesso, e para isto a equipe do 5S também precisa ser definida.

O 5S é uma mudança de cultura muito forte nas empresas, e sendo assim não se recomenta o início deste programa no pior lugar.

A razão é muito simples, quem trabalha ou já trabalhou em empresas sabe que a cultura não se muda na força, mas sim mostrando resultados positivos e progressivos, e nos estágios iniciais da implantação, a chave é ter sucesso e compartilhar resultados, minimizando riscos.

Estão escolha uma área pequena para iniciar, e com grande chance de sucesso, pois isto lhe garantirá motivação tanto para as outras áreas quanto para a equipe que esta trabalhando, além do aumento da credibilidade.

Com o avançar do programa outras áreas serão beneficiadas também.

  1. Capacitação do time de implantação

Todos que participarão diretamente do 5S precisam ser devidamente treinados, e isto implica em treinar desde os auditores, facilitadores, liderança e o time do projeto, para que não haja dúvidas do trabalho que virá.

Esta capacitação normalmente aborda as noções de desperdício, cobrindo as 7 leis do desperdício da Toyota, mas também abrange a explicação dos conceitos do 5S.

Não há nenhuma necessidade de consultores externos para este trabalho, mas é importante que o treinamento da equipe seja efetivo.

Para garantir este item, há treinamentos online de qualidade que garantem sim uma visão clara do que fazer, quais resultados esperados e qual o tempo razoável para cada item a entregar.

Uma boa prática é fazer benchmarking em outras empresas.

  1. Visão geral da Implementação

A recomendação, como falado, é que se comece com uma área piloto. Mas esta implementação deve ser dos 2 primeiros S’s primeiro. Por que? Porque a implantação não é uma corrida de 50 metros, mas sim uma maratona de longa duração.

O que estamos falando é que o planejamento de implantação deve contemplar a implantação dos dois primeiros S’s para a empresa, garantir que funcionem, e depois planejar a implantação dos demais.

Não tente “ferver o oceano!!”. É isso mesmo que você ouviu, ou seja, tem que ser implantada por estágios ou fases para evitar problemas graves na implantação.

Não é nossa pretensão passar aqui todos os detalhes de uma implantação, mesmo porque estaremos montando um treinamento em breve para ajudar nossos alunos a entender como dever ser feita.

Há uma regra no 5S que muitas vezes é ignorada, mas gostaríamos de reforçar que uma área somente inicia o próximo S se o anterior tiver sido auditado, confirmando que atende todos os parâmetros daquele S.

Por que isto? Para evitar que se construa uma casa de modo irregular, com infiltração na fundação, e quando começar o 5º andar (5S) tudo caia.

5s

 

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