Cronograma: o que é e exemplos

No planejamento de um negócio, na elaboração de um trabalho de conclusão de curso e na descrição de um projeto com prazos a serem cumpridos, é necessário incluir um cronograma. O cronograma ajuda no processo de planejamento e controle de ações e conteúdos.

O que é o cronograma?

É uma ferramenta que organiza determinado conjunto de atividades que serão executadas em determinado período, e estima o tempo de conclusão do projeto.

Cronograma

Também é usual se colocar o responsável por cada atividade:

Cronograma

Cronograma para a gestão de projetos

Também é conceituado como uma ferramenta de gestão de atividades, conteúdos e elaboração de produtos e serviços com dados, descrição e o tempo para cada atividade que será realizada.

Uma das ferramentas usadas para se criar cronogramas é o Gráfico de Gantt.

Gráfico de Gantt
Cronogramas – Gráfico de Gantt

Aplicação do cronograma

O cronograma pode ser utilizado para organizar as etapas de realização de atividades no decorrer de determinado prazo de tempo, é utilizado para o cumprimento de projetos de empresas, instituições, governos e projetos pessoais. Inclusive a melhoria contínua através do Lean Seis Sigma usa nos projetos o cronograma para ter previsibilidade e controle das tarefas.

Origem do cronograma

A palavra cronograma tem origem no idioma grego, “khronos” significa “tempo” e “gramma” significação objeto escrito. Na Roma Antiga, era comum a tropa romana utilizar quadros de marcação para simbolizar funções e atividades realizadas.

Cronogramas e plano de projeto

Não se deve confundir plano de projeto com cronograma. Ambos se complementam, mas são diferentes. O plano de projeto detalha a descrição e os objetivos do projeto, o cronograma complementa o plano de projeto para visualizar a realização das tarefas e o tempo de cumprimento das mesmas.

Como planejar um cronograma?

Identifique as atividades que deverão ser realizadas na aplicação do projeto e siga as etapas da seguinte maneira:

– Determine um prazo para realização das tarefas;

– Estime dias, semanas, meses e anos como tempo estimado;

– Descreva cada tarefa que precisará ser realizada;

– Inclua o nome dos parceiros ou do setor que executarão cada tarefa.

Formatação do cronograma

Geralmente, o cronograma é apresentado através de um quadro formado por linhas e colunas internas subdividindo o tempo e as tarefas a serem realizadas. Na elaboração de um cronograma você poderá utilizar tabelas prontas ou elaborar você mesmo o formato final. No final deste artigo tem uma planilha que você pode usar, e colocamos também um sistema chamado GanttProject que é gratuito e muito bom, veja abaixo uma tela deste sistema:

Cronograma
Sistema GanttProject

Conteúdo do cronograma

Quando estimar a lista de tarefas conheça a quantidade de recursos que terá para a conclusão do projeto, os recursos podem ser financeiros, material de trabalho e demais ferramentas. Você também precisa conhecer os objetivos de seu projeto para combiná-los com o tempo de execução previsto no plano de projeto.

Representação gráfica

Apesar da descrição textual, os cronogramas são uma representação gráfica que une tabelas, linhas e textos descritivos para determinar tarefas e tempo de execução.

Controle do projeto

O cronograma ajuda no controle das aplicações do projeto, no progresso de trabalho e na conclusão dos trabalhos. No processo de controle do projeto, o mesmo pode ser atualizado, principalmente, em projetos de pesquisa.

Todo projeto precisa de controle durante a sua aplicação, evita perdas de tempo, de recursos e atrasos no cumprimento das tarefas dentro de determinado tempo.

Controle empresarial

Para a gestão de negócios, ele auxilia na determinação de custos do projeto, permite analisar se o projeto será proveitoso ou não para a empresa.

Na educação

Nos estudos e realização de trabalhos acadêmicos, estudantes podem recorrer a esta ferramenta para controlar o tempo de dedicação para cada matéria, para o desenvolvimento de pesquisas e conclusão de cursos.

Na elaboração do TCC (Trabalho de Conclusão de Curso) torna-se necessário a inclusão de cronogramas para detalhar o cumprimento de trabalhos que planejam a aplicação real de produtos e serviços.

No caso da área acadêmica, os mesmos possuem formato similar a de um calendário por seguir o calendário acadêmico da universidade ou do professor durante a realização do curso.

Cronograma jurídico

O setor jurídico de uma empresa pode utilizar o cronograma para descrever o tempo e as tarefas relacionadas aos processos, cartas e medidas que essenciais para a manutenção de atos legais da corporação.

Cronograma contábil

A empresa também pode elaborar um cronograma para viabilização de pagamentos de salários, de fornecedores e demais custos incluindo os prazos de pagamento e tempo de contribuições de cada setor da empresa.

Onde fazer o cronograma?

O cronograma pode ser formatado e digitado num software como o Excel e similares. Geralmente, o software permite a atualização de dados e a impressão dos demonstrativos gráficos de cada cronograma.

Exemplo de cronograma

As atividades do projeto são documentadas no cronograma com datas de início e de término, incluindo a lista de recursos utilizados e prazos de cada tarefa. O cronograma pode incluir restrições de tempo, recursos e pessoas. Porém, é importante que as fases de evolução das tarefas sejam descritas no quadro.

Cronograma

Gestão de tempo

Na elaboração do cronograma, você pode elaborar um outro quadro ou coluna somente para estimar o tempo de evolução das tarefas. O cronograma é a principal ferramenta de gestão de tempo com marcos de início e conclusão de cada etapa com prazo definido.

Objetivos do cronograma

É uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo e de recursos de um conjunto de atividades, ajuda a estabelecer o início e a conclusão de uma atividade.

Os cronogramas asseguram que as etapas do projeto serão concluídas dentro do prazo definido para manter o funcionamento de uma empresa e o cliente satisfeito.

O cronograma pode e deve ser usado em diferentes áreas como: educação, governo, empresas, construção civil, área médica, administração de empresas, processos de terceirização, prática esportiva, planejamento familiar, planejamento profissional e pessoal, realização de cursos, desenvolvimento de projetos, etc.

Variáveis de um cronograma

O cronograma depende de variáveis que podem compensar o tempo dedicado para o seu desenvolvimento consoante com os objetivos do projeto. As variáveis principais podem ser:

– Elaboração de um escopo;

– Coesão entre o cronograma e os objetivos do projeto;

– Compreensão das fases e atividades requeridas;

– Revisão do tempo estimado;

– Extensão do tempo estimado;

– Limitação de tempo;

– Recursos tangíveis e intangíveis.

Sequência de atividades

O conjunto de atividades previstas e descritas no cronograma devem seguir uma sequência de cumprimento por etapas no decorrer do tempo para manter o objetivo de otimizar o tempo, diminuir custos e evitar perdas.

Na definição das atividades é importante determinar os pontos críticos de realização de cada tarefa. Por exemplo, se você está elaborando a construção de um edifício, em seu cronograma qual atividade exigirá mais tempo para o cumprimento das atividades? A fundação ou a pintura?

Hierarquia de tempo

Todas as tarefas estão interligadas dentro de um mesmo projeto, mesmo que todas exijam uma grandiosa dedicação profissional, tente determinar uma hierarquia de tempo. Se a sua empresa pode simplificar e diminuir o tempo de duração das reuniões, aproveite a economia de tempo e aloque esse tempo economizado para a cumprimento de outras atividades.

Gestão de pessoas

O cronograma pode ajudar a determinar o tempo de cada tarefa a ser realizada pela equipe de trabalho e, ao mesmo tempo, determinar o desempenho dos profissionais.

Caso as equipes de trabalho não estejam cumprindo os prazos estabelecidos, reveja os prazos e os métodos aplicados na elaboração de cada tarefa. Mas lembre-se de fazer uma boa gestão de pessoas.

Desenvolvimento de soluções

Além da perda de tempo e de dedicação da equipe de trabalho, o cronograma pode indicar onde está havendo perda de recursos e de clientes.

Pois, quando os atrasos de produção e entrega se tornam constantes perante o cronograma, é necessário verificar onde está o erro. Em muitos casos, o erro pode ser humano em casos de inabilidade de determinado profissional, de mecanismos em caso de desencontros de equipes ou lentidão das máquinas e outros fatores que exigem solução eficaz.

O cronograma é importante para profissionalizar as atividades com exatidão

Portanto, além de ser uma ferramenta, o cronograma é um documento que estima o tempo necessário para o desenvolvimento de cada atividade laboral descrita, gera confiança entre gestores e colaboradores, eleva a taxa de sucesso da empresa e fortalece a aplicação de um projeto.

Faça um cronograma

Para as suas atividades profissionais, acadêmicas, escolares e pessoais, você pode inserir um cronograma simplificado ou complexo para o desenvolvimento de suas atividades dentro do prazo previsto.

O cronograma evita a paralisação de atividades, perda de recursos e mantém o cumprimento das atividades de forma exata e profissional.

Caso aconteça uma perda de tempo e de recursos, o cronograma será uma das primeiras ferramentas textuais a ajudar a pesquisar soluções para readequar tempo, recursos e atividades. Faça um cronograma que seja legível por você e pelos seus apoiadores.

Ferramentas para você:

Você pode usar nossa planilha em Excel para criar e controlar cronogramas: https://www.gradusct.com.br/materiais/gerenciamento/

Ou você pode usar um programa gratuito chamado GanttProject:

https://www.gradusct.com.br/2018/11/09/pert/https://www.youtube.com/watch?v=Gy18Pg1aSTU&t=669s

 

Conheça mais sobre Gestão de Pessoas: https://www.gradusct.com.br/treinamentos/gestao-estrategica/

Saiba mais em: https://www.gradusct.com.br/?p=9385&preview=true

Desenvolvimento profissional

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