Melhoria Contínua

Melhoria contínua: o que é e como fazer?

Falar em Melhoria Contínua é falar de metodologia.

Para aplicar Melhoria Contínua em um produto, serviço ou processo específico de uma empresa, você deverá estar preparado para desenvolver pessoas e práticas organizacionais de alto impacto.

Cada vez mais os profissionais buscam entender o que são essas práticas e como elas devem ser melhores implementadas para gerar resultados consistentes.

Com certeza você já deve ter ouvido falar em Lean Six Sigma (DMAIC, KAIZEN, PDCA, 5S, LEAN e muitos outros)  que auxilia no processo da Melhoria Contínua. Mas o que realmente gera mais resultado na aplicação dessas metodologias são os profissionais que as aplicam.

O fato é que para fazer com que sejam aplicadas corretamente dentro da empresa, você não só precisa de pessoas qualificadas e bem treinadas, como também dispostas a gerenciar projetos, conflitos, ir até o local e realmente fazer junto.

O mercado mudou, o perfil dos profissionais também

Há algum tempo atrás, os funcionários da produção apenas cumpriam ordens, muitas vezes nem conversavam com os colegas ao lado durante todo o seu turno.

Antes, só conheciam suas funções isoladamentes.

Hoje, eles realmente  fazem parte do processo e precisam entender toda uma linha de produção para otimizar custos, tempo, segurança e ambiente de trabalho.

O bom gestor de projetos deve saber lidar com esse novo perfil de profissional, que participa, opina, questiona e argumenta, pois conhecer as ferramentas e controlar os indicadores já não basta mais.

É aí que entram as importantes certificações de Lean Seis Sigma como:

Essas certificações são treinamentos que qualificam o profissional a ser um agente de mudanças da empresa, ou seja, o profissional começa no primeiro nível com treinamentos mais básicos até níveis mais avançados.

Quando isso acontece significa que ele está apto a desenvolver e implementar processos de melhorias, e sabe como gerenciar conflitos, pessoas e superar metas.

Resultado disso são processo altamente eficazes que melhoram a produtividade da empresa como um todo, quando falo de produtividade, estou falando de diminuição de defeitos, de retrabalho, de tempo ocioso, de desperdício, e de inúmeros outros indicadores que se resumem em produtividade.

Melhoria Contínua, uma busca constante da melhoria, seja no processo, no produto, ou no serviço.

É importante então definir Melhoria Contínua como uma busca constante da melhoria — seja no processo, no produto, ou no serviço. E como essa busca é constante, sua aplicabilidade deve impactar em todos os funcionários da empresa, pois pessoas são peças chave no  processo de mudança e sua continuidade.

Aí chegaremos mais uma vez no ponto de partida, onde a aplicabilidade da melhoria só é de fato eficaz quando se tem um agente de mudança apto a multiplicar esta transformação, envolvendo e desenvolvendo pessoas.

Caso contrário, veremos o que comumente acontece em muitas empresas: pessoas buscando apenas aplicar conceitos com resultados que não se sustentam.

A reflexão que fica, quanto a aplicabilidade da melhoria contínua é uma equação bem simples: metodologia + gestão + pessoas = melhoria consistente.

Ou seja, uma metodologia adequada, quando se une à gestão de pessoas, resulta em Melhoria.

Quando esse processo é repetido inúmeras vezes em busca da perfeição, chamamos de Melhoria Contínua. É por isso que os profissionais dessas áreas são considerados “agentes de mudanças”.

Lean Six Sigma – Significados e Origens

Lean:

Significa eliminação ou redução de desperdício e teve origem na Toyota Company que foi fundada em 1936 inicialmente como empresa de teares.

Taiishi Ohno, funcionário da Toyota, criou o Sistema Toyota de Produção que se mantém até os dias atuais com equipes multifuncionais, pequenos lotes de produção, alta produtividade, baixo estoque em processo e alta qualidade.

As sete leis do desperdício foram criadas também por Ohno, e são:

Melhoria Contínua
GRADUS, 2018

Transporte: levar mercadoria do fornecedor ao cliente é desperdício, pois para o cliente isto não é um valor. Valor para o cliente é a mercadoria correta, com a qualidade esperada, no tempo e preços menores.

Defeitos: causam retrabalho ou perda do material/serviço, e deve ser eliminado.

Espera: tempo gasto de um material esperando para ser processado é desperdício, e isto vale também para atividades da vida pessoal, por exemplo: o tempo que ficamos aguardando para sermos atendidos na final do banco é um completo desperdício.

Processamento Desnecessário: também conhecido como super processamento é quando o fornecedor entrega algo que o cliente não pediu, e não pagará por isto. Exemplo: imagine que compramos um carro zero na cor preto sólido, e a agência lhe entrega um carro preto com cor perolada do mar báltico que custa 4 vezes mais. Neste caso há duas hipóteses: 1 – O cliente detestar; 2 – O cliente adorar. MAS, em qualquer uma das hipóteses o fornecedor vai perder, pois gastou tempo, dinheiro e recursos para fazer algo que o cliente não pediu e não pagou por isto!

– Excesso de Produção: também conhecido como super produção, é quando se produz sem ter um pedido do cliente confirmado. É muito comum ter este tipo de produção para estoque, e rezar para que num futuro haja pedido para estes materiais.

Retrabalho: fazer duas vezes o que deveria ter sido feito certo da primeira vez.

Estoque: este estoque também é conhecido como WIP – Working in Process, e é o estoque de materia que há no processo. Imagine temos que revisar 04 documentos, e estamos ainda no primeiro, o nosso WIP é de 3 documentos que ficarão esperando até que sejam revisados, gerando desperdício de tempo e custo.

Os desperdícios acima são os definidos por Ohno, mas adicionamos um a mais que é o desperdício de Pessoas, que deve ser evitado ao máximo, pois pessoas fazendo atividades que são puro desperdício vão se sentir menospresadas e tenderão a deixar seus líderes.

Seis Sigma:

O Seis Sigma é uma metodologia estruturada para a melhoria de processos já existentes, com as fases DMAIC, que abordaremos mais adiante, e ferramentas estatísticas para ajudar na solução de problemas.

Os principais objetivos do Seis Sigma estão ligados à gestão do negócio, visando melhorar a satisfação dos clientes através de projetos de redução de custos e otimização de processos.

Um processo é “Seis Sigma” quando tem somente 3.4 defeitos em um milhão de partes produzidas.

Equivale dizer que em um milhão de brinquedos produzidos somente 3.4 brinquedos estarão com defeitos!

Um processo “Seis Sigma” tem percentual de conformidade de 99,9966%.

Melhoria Contínua
GRADUS, 2018

Origem: Motorola em 1986 – 1987 Motorola ganha o Prêmio Nacional de Qualidade Malcolm Baldrige.

Referência hoje:
‒ GE General Electric
‒ Em 1996 foi maior destaque em Six Sigma – Jack Welsh
‒ Investiu $ 400 milhões entre 1996/97:
– 400 Master Black Belts treinados
– 4500 Black Belts
– 60.000 Green Belts
‒ Ganho de $ 1.5 bilhões em 1999

Aspectos importantes da melhoria contínua

Como toda metodologia, há princípios iniciais que precisam ser entendidos, e um deles é que melhoria contínua não é um projeto com início e fim.

Não mesmo! É sim um início de mudança de cultura da empresa de como fazer as coisas desde o mais alto nível hierárquico até o chão-de-fábrica, incluindo também os fornecedores.

As melhorias são cumulativas, ou seja, ataco cada problema com um projeto. Isso mesmo, imagine que uma área de processos tem 40 defeitos relativos a um produto, como atuar? Veja quais são os principais usando pareto, e para os 3 defeitos iniciais abra um projeto separadamente. Entendeu?

Um dos requisitos básicos de melhoria contínua é não tentar ferver o oceano, isto que dizer: não tentar resolver todos os problemas de uma vez, mas sim, definir um foco, medir o problema, analisar causas raízes principais, estabelecer planos de ação para melhoria e finalmente controlar o que foi melhorado.

Outro item vital é não usar projetos de melhoria contínua para reduzir número de pessoas. Por quê? Os motivos são simples: 1 – Todos na empresa são cruciais na mudança de cultura, lembrando que mudança de cultura não é sinônimo de demissão; 2 – Caso melhoria contínua seja usada para este fim, ela estará, com certeza, fadada ao término, pois ninguém mais vai querer fazer ou participar de projetos.

Tipos de Papéis em Melhoria Contínua

Vamos detalhar alguns dos principais papéis em melhoria contínua:

  • Champion:

    ‒ É o responsável por promover o Lean Six Sigma na organização.
    ‒ Posição ocupada por Diretores ou Gerentes Seniores com credibilidade e influência.

  • Sponsor:

    ‒ Normalmente é o “dono” do processo, sendo o maior interessado no resultado do projeto.
    ‒ Deve facilitar a realização do projeto em sua área, auxiliando na definição do projeto, motivação do time e aprovação das fases do projeto.

  • White e Yellow Belt:
    ‒ Profissionais ligados ao operacional ou áreas administrativas da organização, treinados nos fundamentos do Lean Seis Sigma para que possam dar suporte aos Green e Black Belts na implementação dos projetos.
    ‒ Executam projetos com escopo muito reduzido na área que atuam.
  • Green Belt:

    ‒ Profissional que dedica parte de seu tempo (em média de 20-30% do tempo) as atividades de melhoria contínua e execução de projetos Lean Seis Sigma, respondendo hierarquicamente a seu superior imediato (não existe relação hierárquica entre Black Belt e Green Belt, apenas relações funcionais no decorrer de projetos).

  • Black Belt:

    ‒ Executa projetos de escopo abrangente.
    ‒ Na maioria das organizações possui dedicação integral para atividades de melhoria, composta por suporte ao desdobramento de objetivos, condução de projetos e suporte técnico aos Green Belts.

  • Master Black Belt:

    ‒ Responsável pela manutenção do conhecimento técnico da metodologia na organização.
    ‒ Geralmente coordena o processo de desdobramento das metas, suporta tecnicamente os Black Belts, aplica treinamentos aos Green e Black Belts e realiza projetos de alta complexidade.

Benefícios da Melhoria Contínua

São muitos os benefícios, vamos listar somente alguns deles:

  • Aumento do moral das pessoas:

    • as pessoas se sentem bem em agregar valor, estarem sendo úteis e aprendendo constantemente, e isto não tem preço para uma organização;
  •  Melhora no clima organizacional:

    • com a melhoria nos indicadores como volume de produção, índice de defeitos, etc., as equipes ganham um “ar” necessário para realmente fazer evoluções nos processos, ao invés de ficar correndo atrás de defeitos o dia inteiro.
  •  Melhoria nos indicadores:

    • há clara mudança em indicadores como produtividade, eficiência e produção. Mas há também a melhora em índice de acidentes, quase acidentes e também proteção de máquina.
  • Desenvolvimento Profissional:

    • todas as certificações capacitam os profissionais em vários aspectos como liderança, relacionamento, entrega de resultados, etc.

Como usar melhoria contínua?

Melhoria contínua pode ser usada na vida profissional ou pessoal, pois como dito é uma mudança de cultura que somente tem início para começar.

Se você deseja aplicar essa filosofia na sua empresa, ou até mesmo na sua vida pessoal, você precisa ficar atento a alguns princípios que te ajudarão a alcançar os resultados desejados.

Como falamos há pouco não devemos tentar fazer várias iniciativas ao mesmo tempo e se sufocar com diversos projetos que muitas vezes fazem uso dos mesmos recursos.

A grande questão é levantar as oportunidades de melhoria que há, por exemplo numa empresa, e priorizar o que dever ser melhorado primeiro. Uma vez definido o objetivo de melhoria a fase Definir já foi concluída.

Com o objetivo claro do que melhorar, a fase que se inicia é a fase Medir, que nada mais é do que estabelecer um valor de referência do que se quer melhorar. Por exemplo: caso o objetivo seja reduzir em 50% o índice de defeitos de um produto, é preciso saber qual é o índice atual antes de melhorá-lo.

Por que medir? Porque sem medição não sabemos se melhoramos ou pioramos o processo. Entendeu?!

Mas a medição demanda alguns cuidados como: determinar qual o período ideal para o medir, garantir que haja o menor índice de erro na coleta dos dados: erro este que pode ser causado pelo ser humano, por um problema no equipamento de medição ou pelos dois juntos.

Com a fase Medir pronta, se inicia o Analisar que nada mais é do que encontrar as causas raízes principais dos problemas e priorizá-las, e a ferramenta ISHIKAWA ajuda bastante neste trabalho.

Observe que falamos “priorizá-las”, e isto que dizer que não se deve tratar todas as causas raízes, pois senão o projeto não terá fim. A ferramenta “Matriz de Causa e Efeito” pode e deve ser usada para esta seleção.

Neste momento avançamos para a fase Melhorar e buscamos soluções possíveis para as causas raízes priorizadas. Muitas vezes nos deparamos com mais de uma solução para o mesmo problema, e diante deste cenário tem-se que avaliar cada uma delas para ver qual (ais) a mais plausível.

Por que isto? Porque dependendo da solução, esta poderá impactar em valores financeiros altos, em risco à segurança, etc. Para evitar escolhas erradas, pode-se usar a “Matriz de Priorização” para facilitar a análise.

Uma vez definida a solução ou soluções, é preciso fazer testes para ver seu funcionamento, mas, mais importante que ver os resultados positivos, é ter certeza que os “riscos” foram mitigados. Assim que os riscos tiverem sido mapeados e controlados, os testes devem iniciar.

Acabando os testes, o plano de ação deve estar pronto para garantir que tudo que foi selecionado para melhorar o processo seja implantado na data correta.

Deste ponto em diante, saímos da fase Melhorar e avançamos para uma das fases que demandam atenção total, ou seja, o Controlar. E por que o controlar é tão especial? Porque se você não tiver um ótimo controle do que foi melhorado, pode colocar tudo a perder.

Como parte integrante do Controlar temos a Padronização, que precisa garantir que todos saibam como fazer uma atividade por exemplo. Você já deve ter visto nas instruções de instalação de um aparelho novo alguns passos de como ligá-lo por exemplo. Então, aquilo é um exemplo de padronização para evitar defeitos ao ligar o aparelho.

Salários em melhoria contínua

Os salários desta área são bem atrativos, e continuam a crescer ano após ano, pois as empresas valorizam profissionais capacitados a mudar a situação atual para algo muito melhor.

Melhoria Contínua - Salários
Fonte: www.indeed.com

Exemplo de projetos de melhoria contínua

Abaixo a GRADUS disponibilizou para você dois projetos de melhoria contínua completos. Basta somente clicar no link e fazer o download.

https://1drv.ms/f/s!AgBG0ayERGhClFFRWSUKwYIIa0N5

Cuidados

Melhoria Contínua requer alguns cuidados para que continue a entregar resultados para as pessoas e empresas. O primeiro ponto de atenção é seguir as fases de um projeto de melhoria: lembra que fizemos há pouco todas as fases do DMAIC (Definir-Medir-Analisar-Melhorar e Controlar)? Pois bem, devemos seguir as fases uma após a outra e não pular nenhuma, pois uma complementa a outra.

Para cada problema há uma série de metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas, e você que quer se desenvolver continuamente, precisa iniciar a sua jornada conhecendo por exemplo o DMAIC e ir avançando gradativamente.

Outro cuidado é na seleção de fornecedores e/ou escolha de treinamentos relacionados à Melhoria Contínua. No mercado de hoje as empresas esperam que tanto os novos funcionários como os antigos estejam em constante aprendizado prático e teórico. Ou seja, o candidato a uma vaga tem que estar o mais preparado possível.

Antes de contratar um fornecedor ou treinamento, pesquise sobre a experiência profissional dos instrutores, pois quanto mais experiência melhor será o treinamento, e mais preparado você estará pra os desafios. Teoria sozinha não vai preparar ninguém para os desafios de trabalhar numa empresa.

Recomendamos que veja o Linkedin do instrutor e veja em que cargos trabalhou, por quanto tempo e quais foram suas entregas reais. Valorize seu Investimento!

Veja mais em: https://www.gradusct.com.br/?p=6243&preview=true

Pareto

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