Entenda qual a contribuição do PDCA e SDCA

O objetivo é mostrar o que são e como O PDCA e o SDCA geram resultados sustentáveis. 

Gestão da Rotina

Toda empresa luta diariamente com uma rotina muito exaustiva, mas imprescindível para se atingir os resultados, englobando todos os setores na busca pela maior eficiência, redução de tempo e superação de metas.

Nesta linha, o PDCA (Plan – Do – Check – Act) e sua contrapartida, o SDCA, têm sido muito usados nas organizações, pois entre a definição da meta de um indicador e seu atingimento, há muitos percalços e planos que precisam ser efetivamente definidos, tratados e seguidos.

E este controle dos indicadores, definição de planos de ação e tratamento dos seus desvios é feito pela “Gestão da Rotina” que usa ambos os métodos mencionados.

Quando você quiser resultados no dia, controle as horas, quer ter resultado na semana controle os dias, no mês controle as semanas, e dai por diante. Pegou a ideia?! Pois bem, este é o objetivo da gestão da rotina.

Controlar e Monitorar

Contudo, neste momento preciso discutir o significado da palavra “controlar” com você, pois o conceito é que devemos sempre controlar as entradas e monitorar as saídas. Como???!!

É isso mesmo que você ouviu, vamos a um exemplo que sempre uso para explicar isto: Estou de dieta (de novo), sendo assim, tenho que reduzir o meu peso, que é o meu Y (saída), e portanto preciso controlar a ingestão de calorias que são minhas entradas, ou sejam, meus Xs.

Marcello, esclarece o que são estas entradas???!! As entradas são: doces de todo e qualquer tipo e gênero, massas, refrigerantes de todas as cores e gordura (coxinha frita, pastel, empada, etc) além da ausência completa de práticas esportivas. Isto é, tudo que é bom.

Ou seja, meu caro leitor, se eu controlar estas entradas, eu preciso somente monitorar meu peso que é a minha saída. E controlar significa o seguinte: defino a meta de cada entrada, controlo a evolução da mesma, corrijo desvios ou tendência de desvios.

Exemplo: para a entrada “doce”, minha meta são 100 calorias por dia, e o meu plano de controle é contar as calorias que ingiro, se por algum motivo passar da meta, tenho que compensar para voltar as 100 calorias fazendo algo como ginástica ou reduzindo a ingestão de calorias ao longo do dia.

(Sendo muito honesto com você leitor: tem dia que eu teria que correr uma maratona para compensar!!)

O que vem a ser o PDCA?

PDCA é um método que foi criado em quatro etapas para auxiliar na gestão da rotina, sendo estas etapas criadas em inglês como segue: Plan (Planejar) – Do (Executar) – Check (Verificar) e Act (Agir), e têm a grande missão de melhorar processos para ultrapassar metas.

As etapas do PDCA se assemelham muito com as etapas do DMAIC, pois cada uma tem os seus objetivos, conceitos e ferramentas que podem usadas.

E para funcionar apropriadamente o que é preciso?! Certamente o primeiro passo é a “necessidade”, pois a empresa precisa entender que tem uma deficiência, e que algo diferente deve ser feito.

O segundo passo é “acreditar” que os dois métodos funcionam, sendo o terceiro passo a “disciplina” de seguir os métodos e seus preceitos, e isto inclui não pular ou burlar etapas.

Por que usar o PDCA?

Para encontrar a raiz dos problemas, desenvolver e implantar soluções robustas e garantir que o problema não volte, além de viabilizar o atingimento constante de metas. Faz sentido?! Segundo o Prof. FALCONI:

“Liderar é bater metas consistentemente, com o time fazendo o certo”.

E é importante salientar que estes métodos podem ser usados em qualquer área, negócio, empresa e atividade, pois estas certamente terão problemas para serem mitigados e metas para serem entregues.

Conceito do PDCA
Fonte: Vinícius Narder, 2016

Outra vantagem é a criação de um “pensamento” para resolução de problemas, pois uma vez implantado o PDCA com o SDCA, as pessoas criam esta referência de como atingir metas e ser eficiente na solução para as causas raízes.

Afinal, como o PDCA ajuda a atingir metas? Toda organização tem metas a serem entregues anualmente, e estas metas são “desdobradas” para os níveis hierárquicos.

E uma vez que todas as áreas tenham suas metas, o próximo passo é “rodar o PDCA” para definir os planos de ação apropriados, executá-los, verifica-los, corrigir desvios e padronizar as atividades.

As atividades do PDCA

Plan (Planejar):

  • Identificação do problema:
    • Definir e reconhecer o problema e sua importância
    • Analisar os dados
    • Definir os indicadores de controle
    • Estabelecer a meta com método

 

  • Análise do Fenômeno:
    • Entender o que está causando o problema
    • Mapear o processo e estudar todos os fatos e dados sobre o problema
    • Obter os dados necessários para analisar as possíveis causas raízes, lembrando que a estratificação dos dados é fundamental. Exemplo: dados por dia, por hora, por turno, por letra, etc.
    • Tentar dividir o problema em problemas menores de mais fácil solução.

 

  • Análise do Processo:
    • Usar correlação, regressão e outras ferramentas para estabelecer relação de causa e efeito
    • Elencar e priorizar as causas raízes principais
    • Confirmar as causas raízes selecionadas

 

  • Estabelecer contramedidas:
    • Definir os planos de ação para cada causa raiz identificada
    • Sugestão: estabelecer quantos porcento o plano de ação proposto resolverá a causa raiz, pois isto é importante por dois motivos: primeiro, deixa todos os envolvidos confortáveis ou não com o que está sendo proposto; segundo, consegue realmente fazer as pessoas pensarem se o plano de ação é efetivo, ou se haverá a necessidade de algo a mais.

 

Do (Executar):

  • Colocar os planos de ação em prática:
    • Implantar as contramedidas planejadas
    • Acompanhar a execução das mesmas

 

Check (Verificar):

  • Avaliar a eficácia dos planos de ação:
    • Controlar os indicadores (de controle)
    • Caso as ações não melhorem os indicadores, estabelecer novas contramedidas

 

Act (Agir):

  • Prevenir o reaparecimento do problema:
    • Padronizar as atividades
    • Treinar todos os envolvidos

O PDCA como vimos até agora pode ser visto na figura abaixo, extraída do livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia” do prof. Falconi, 2004 – 8ª Edição:

Passos do PDCA
Fonte: Adaptado de Vicente Falconi, 2004

O que vem a ser o SDCA?

O SDCA existe para controlar e manter o que foi melhorado pelo PDCA, sendo assim um complemento muito eficaz para dar continuidade as fases do PDCA. Guardadas as proporções ele equivale a fase CONTROLAR do DMAIC.

O acrônimo SDCA advém do inglês:

  • S – Standardize (PADRONIZAR)
  • D – Do (EXECUTAR)
  • C – Check (VERIFICAR)
  • A – Act (AGIR)

Abaixo há uma tabela que mostra quais são as fases do SDCA, bem como seus objetivos.

Passos do SDCA
Fonte: Adaptado de Vicente Falconi, 2004

Por que usar o SDCA?

Porque qualquer processo quando deixado sozinho tende a piorar, e isto não é diferente com melhorias em processos, as quais exigem controle e ações rápidas no caso de desvios.

Portando isto vem ao encontro do afirma o professor Vicente Falconi: “… não dá para usar bem o PDCA (melhoria da operação) sem o SDCA (boa operação). ….. Precisamos de consistência para melhorar…”.

As atividades do SDCA

Standardize (Padronizar):

  • Após desenvolvido e aprovado, deve-se treinar os envolvidos na atividade
  • Um procedimento padrão deve: ser simples, claro, fácil, seguro, garantir a qualidade, custo e entregas esperadas.

Do (Executar):

  • Cumprir o POP:
    • Seguir o que foi especificado no procedimento padrão.

 

Check (Verificar):

  • Acompanhar a execução do POP:
    • Verificar se o que foi especificado no procedimento padrão está sendo seguido conforme previsto.
    • Verificar se o indicador está melhorando.
    • Caso haja desvios voltar para o passo 1 do PDCA, caso contrário continue executando o procedimento.

 

Tenha em mente que o PDCA e o SDCA dever trabalhar em conjunto, sendo o PDCA responsável pelas melhorias e o SDCA em mantê-las como mostrado abaixo:

PDCA e SDCA para melhoria contínua
Fonte: Campos, 1990 (adaptado)

Quais são os grandes erros na implementação do PDCA e SDCA

  1. Falta de Apoio da Liderança:

Uma das causas de falha no PDCA é não ter o apoio da liderança, pois esta deveria dar o exemplo, e exigir que o método seja aplicado e então, evitando que sejam criados atalhos nos processos, que acabam por se tornar comuns.

Mas esta falha acontece com frequência? A resposta é sim, mais do que devia, pois, os a pressão por resultados é muito grande, fazendo com que líderes não enxerguem que se utilizassem “métodos de melhoria contínua” as metas seriam mais facilmente atingidas.

Fácil não?! Realmente não é, mas quem estiver liderando a implantação destes métodos precisa, antes de impor algo, mostrar e convencer a liderança dos benefícios que eles trarão não somente para a empresa, mas para os desafios diários.

  1. Evitar Etapas ou Fases:

É um erro comum não realizar as etapas de Verificar e Agir, e isto realmente ocorre nas empresas, pois muitas vezes pessoas falam que apoiam a implementação e uso destes métodos, mas no dia-a-dia isto é ignorado. E quais são as consequências disto?

Posso dizer portanto que a primeira é que o problema ou problemas nunca são definitivamente solucionados.

Será que é verdade? Talvez você trabalhe numa empresa onde há problemas que já são até “íntimos” das pessoas, pois aparecem há muitos anos e ninguém resolve. Parece familiar?

E é mesmo, pois quando o Verificar e o Agir são evitados, não há avaliação da eficácia da solução, e muito menos do procedimento padrão desenvolvido, ou seja, a chance de tudo voltar ao que era é muito grande.

  1. Simplificação dos Métodos:

Não implantar o SDCA após o PDCA é um erro comum que incentiva a perpetuação do estado atual, pois sem padronização, controle e reação, as causas raízes não são devidamente atacadas e solucionadas.

Enfim, você pôde notar que os métodos PDCA e SDCA são muito efetivos, mas requerem alguns cuidados com o propósito de que os resultados sejam duradouros.

 

Caso queira aprender mais sobre este e outros temas visite nosso portal: www.gradusct.com.br, ou nos mande suas dúvidas [email protected].

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